Welche Enterprise Resource Planning (ERP)-Software ist die richtige für mein Unternehmen? Diese Frage muss sich jedes Unternehmen und jeder Unternehmer früher oder später bei der ERP Auswahl stellen. Eine Entscheidung hierbei sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden und gut überdacht sein. Bei voreiligen und nicht ausreichend qualifizierten Entscheidungen drohen häufig hohe Folge- bzw. Wechselkosten, verärgerte und demotivierte Mitarbeiter, stockende Arbeitsabläufe und im schlimmsten Falle der Verlust des Unternehmens.
Um das alles zu verhindern, unterstützen Sie unsere Experten bei der ERP-Auswahl und ermitteln anhand eines standardisierten Auswahlverfahrens das am bestgeeignete ERP-System für Ihr Unternehmen.
Wann ist eine ERP Auswahl Beratung sinnvoll?
Gerade bei älteren Unternehmen, welche über die Jahre immer weiter dynamisch gewachsen sind, fehlt es an Kompetenz im Bereich ERP und Unternehmenssoftware. Viele kleinere und nicht vernetzte oder inkompatible Insellösungen sind die Folge. Durch das jahrelange arbeiten mit den bekannten Systemen entwickeln fast alle Mitarbeiter eine Art „Scheuklappen“ für Neues und es fällt schwer die eigenen Prozesse auf ein neues ERP-Programm anzuwenden. Ein elendig langer Entscheidungsprozess kann somit entstehen. Häufig kommt es dann noch vor, dass hoher Wert auf vermeintlich „wichtige“ Funktionen gelegt wird, welche in der Realität nur von kleiner Bedeutung sind. Die wirklich entscheidenden und fundamentalen Funktionen rücken dann schnell in den Hintergrund und bekommen viel zu wenig Aufmerksamkeit.
Allerdings haben auch viele junge Unternehmen häufig Schwierigkeiten bei der Auswahl eines geeigneten ERP-Systems. Gerade bei diesen Unternehmen sprudeln die Mitarbeiter vor innovativen Ideen und Zukunftsvisionen. Das ist natürlich wunderbar und sollte auch nicht gebremst werden. Jedoch wird bei der Auswahl den Kernfunktionen des ERP-Programms viel zu wenig Beachtung geschenkt und es wird schnell auf eine Software gesetzt, welche zwar viele neue Ansätze und Technologien mitbringt, jedoch im eigentlichen Kern noch gar nicht ausgereift ist. Hinzukommt, dass viele der jüngeren Mitarbeiter noch nie mit einem solchen Programm gearbeitet haben. Es fehlt einfach schlicht an der Erfahrung, worauf es bei dem neuen ERP-System ankommt.
ERP Auswahl mit enterDATA als Partner
Unsere Mitarbeiter vereinen die Welt der Software mit den komplexen Anforderungen eines Unternehmens und stammen daher stets selbst aus einem produzierenden, handelnden bzw. branchenähnlichen Unternehmen. Unser strukturiertes und praxisbewährtes Auswahlverfahren in Verbindung mit unseren branchenspezialisierten Beratern gewährt Ihnen maximale Unterstützung bei der ERP Auswahl, trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei und minimiert Ihr Risiko um ein Vielfaches. Sie sparen wertvolle Zeit, besser einsetzbares Kapital und sorgen für eine hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.
Unser ERP Auswahlprozess:
Vorbereitung
Wir starten mit der Sichtung von vorhandenen Prozess- und Unternehmensdokumentation, bspw. Prozessbeschreibungen, Organigramme, IT-Landschaft. Ziel ist die Identifikation der Kern- und Wertschöpfungsprozesse. Darüber hinaus werden hier schon erste Ideen für die zukünftige Systemlandschaft gesammelt. Wichtig für die Folgeaktivitäten ist auch eine erste Indikation hinsichtlich der ERP-Historie des Unternehmens und den Erfahrungen der Key-User im Hinblick auf eine ERP-Auswahl oder eines ERP-Projektes.
Strategie-Workshops
Die Strategie ist einer der entscheidenden Faktoren in einem ERP-Vorhaben. Sie bildet den Grundstein des gesamten Projektes. Hier betrachtet man das Gesamtbild und definiert die strategischen Leitplanken für die ERP-Entscheidungen sowie eine Roadmap. Der Fokus liegt hierbei auf die strategische Ausrichtung und deren wirtschaftlichen Ziele. Relevante Fragestellungen liegen hierbei in Themen wie Ausgangspunkte für eine mögliche Projektplanung, Übergangslösungen und kritische Zeitfenster sowie einer Definition des potenziellen ERP-Scope und der betroffenen Geschäftsfälle.
Prozess-Workshops in den Funktionsbereichen
Im Zuge von Prozessaudits entlang der zuvor festgelegten Wertschöpfungskette definiert man gemeinsam mit den Mitarbeitern die funktionalen Anforderungen, sowie eine Prozesslandkarte. Beispielsweise kann hierbei zwischen spezifischen Prozessdimensionen unterscheiden, z.B. Führungsprozesse, Kernprozesse (Wertschöpfung) und unterstützende Prozesse. Ergebnis dieser Phase sind u.a. die Alleinstellungsmerkmale, „show stopper“, Funktionen, welche einen Mehrwert bringen und Anforderungen auf Basis der Strategie.
Ausgangspunkt bei der Prozessbetrachtung ist das Hinterfragen der ERP-Relevanz und der Digitalisierungsfähigkeit der betrachteten Prozesse. Im Zuge der Betrachtungen ist es hilfreich, sich über einen Abgleich der Prozesse und der zukünftigen Systemlandschaft zu machen, d.h. welche Prozessschritte sollen nachher im ERP-System realisiert werden.
Marktbetrachtung und Evaluation der potenziellen ERP-Lösungen – Erstellung der Longlist und des ERP Lastenhefts
Als ersten Filter für die Erstellung der Longlist analysieren wir den Markt anhand von allgemeinen Kriterien (wie z.B. Branche, Fokus, Größe / Installationen, räumliche Nähe, Referenzen). Hierbei ist uns äußerst wichtig, frühzeitig in den direkten Austausch mit den ERP-Herstellen und ERP-Implementierungspartnern zu gehen. Transparenz von Beginn an ist entscheidend dafür, den richtigen „Match“ zu finden. Anschließend erfolgt die finale Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und des ERP-Lastenhefts.
Erster Filter: Sichtung des Marktes anhand von Kriterien (Branche, Fokus, Größe / Installationen, räumliche Nähe, Referenzen)
Start der Ausschreibung
Nach gemeinsamer Abstimmung und Freigabe der Longlist, kümmern wir uns um den Austausch der Geheimhaltungsvereinbarungen. Sind alle Vorkehrungen getroffen und alle Ausschreibungsunterlagen freigegeben, übernehmen wir den Versand und sorgen für eine fristgerechte Bewertung der Unterlagen. Auf diesem Weg zu den Angeboten halten wir stets die Kommunikation aufrecht und stehen für inhaltliche und organisatorische Rückfragen zur Verfügung.
Bewertung und Analyse der Rückmeldungen
Nach Ablauf der Ausschreibungsphase und Erhalt der Funktions- und Kostenbewertung der ERP-Anbieter, setzen wir unter anderem zwei weitere Filter ein, um die finalen Shortlist-Kandidaten zu ermitteln.
Zweiter Filter: Fokus-Matrix zur Berücksichtigung der strategischen Ausrichtung und wesentlicher unternehmensspezifischer Auswahlkriterien.
Dritter Filter zur Erstellung der Shortlist: Einfluss der Anforderungen und Kriterien aus den Workshops (Prozesse, Alleinstellungsmerkmale, Know-How)
Fragen, die wir uns stellen sind u.a.
- Deckt die Lösung den benötigten Funktionsumfang ab?
- Lässt sich das ERP in die bestehende Infrastruktur integrieren?
- Unterstützt die Software neue und zukunftsfähige Technologien, etwa künstliche Intelligenz?
Durchführung von Anbieter-Workshops
Auf Basis von praxisnahen Use-Cases werden unter Beteiligung der Mitarbeiter Anbieter-Präsentationen und Demos durchgeführt, wo diese ihre Software-Lösung und Projektmethodik vorstellen.
Use Cases dokumentieren die Funktionalität eines geplanten oder bestehenden Systems anhand einfacher Modelle. Sie beschreiben das nach außen hin sichtbare Verhalten eines Systems aus der Perspektive der Benutzer.
Use Cases zeichnen sich durch grundlegende Eigenschaften aus. Ein Use Case
- beschreibt das Verhalten des zu entwickelnden Systems
- repräsentiert die Perspektive des Anwenders
- lässt sich mit einer Multiplizität angeben (ein Objekt kann mit mehreren in Beziehung stehen)
- betrachtet keine Details des Systemverhaltens
- kann abstrakt sein (er selbst ist nicht ausführbar, sondern nur durch andere Anwendungsfälle)
Wir unterstützen hierbei bei der Identifikation der passenden Geschäftsfälle und der formalen Darstellung.
Entscheidungsfindung
Bei der Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse sowie der Vorbereitung der Entscheidungsvorlage sind mehrere Kriterien zu berücksichtigen, bspw.
- Funktionalität und Abdeckung der Geschäftsprozesse
- Skalierbarkeit und Flexibilität
- Benutzerfreundlichkeit und Schulungsaufwand
- Integration mit bestehenden Systemen
- Kosten und ROI (Return on Investment)
- Anbieter- und Lösungsqualität
- Support und Service
Letztlich braucht es eine ERP-Plattform, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
Vertragsverhandlungen und -abschluss
Viele Punkte für ein erfolgreiches Projekt können hier bereits gesammelt werden. Wir unterstützen bei der Vertragsgestaltung und sorgen mit unserer Expertise für eine faire und sichere Projektgrundlage. Es gilt jedoch, sich nicht nur auf Anwälte zu verlassen und sich möglichst gut gegen jegliche Risiken abzusichern, sondern mit Erfahrung und gesundem Menschenverstand einen guten Grundstein für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu legen.
Dennoch sind wesentliche Aspekte sicherzustellen:
- Umfassende Beschreibung aller Leistungen, Funktionen und Liefergegenstände
- Preise und Kosten
- Service Level Agreements (SLAs)
- Implementierungszeitplan und Meilensteine
- Anpassungen und Erweiterungen
- Datenschutz und Sicherheit
- Vertragsbeendigung und Ausstiegsklauseln
- Haftung und Gewährleistung
ERP-Auswahlkriterien
Bei der Suche nach dem passenden ERP-System für Sie berücksichtigen wir im Auswahlprozess zudem stets die wichtigsten ERP-Auswahlkriterien, die wir auch in unserem Blogbeitrag ausführlich erläutert haben. Von der Funktionalität über die Skalierbarkeit und Sicherheit bis hin zur Benutzerfreundlichkeit, Integration und den Kosten haben wir alle grundlegenden Kriterien für Sie vorgestellt.
Erfahren Sie mehr über die Bedeutung dieser und weiterer Auswahlkriterien und wie Sie Ihrem Unternehmen helfen können, effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken. Lesen Sie den vollständigen Blogbeitrag und kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der ERP-Auswahl benötigen.
Überzeugen Sie sich von unseren vielfältigen Leistungen
rund um den Ausbau Ihrer Digital-Strategie
ERP-Lastenheft
Das ERP-Lastenheft ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Einführung eines ERP-Systems. Es handelt sich um eine umfassende Anforderungsspezifikation, die alle Anforderungen und Bedürfnisse eines Unternehmens an ein ERP-System dokumentiert. Das Lastenheft bildet die Grundlage für die Auswahl und Implementierung eines passenden ERP-Systems.
In unserem Blogbeitrag gehen wir detailliert auf das Thema ERP-Lastenheft ein. Wir erklären, warum ein Lastenheft wichtig ist und welche Informationen es enthalten sollte. Zudem erläutern wir den Prozess der Erstellung eines Lastenhefts und geben praktische Tipps, wie man eine effektive und aussagekräftige Spezifikation erstellt.
Herausforderungen bei der ERP-Auswahl
Die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems stellt Unternehmen vor eine Vielzahl von Herausforderungen. Eine der größten Herausforderungen liegt darin, die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren und mit den verfügbaren ERP-Lösungen abzugleichen. Jedes Unternehmen hat einzigartige Geschäftsprozesse und betriebliche Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen. Daher ist es wichtig, eine gründliche Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse durchzuführen, um eine klare Vorstellung davon zu bekommen, welche Funktionen und Module das ERP-System abdecken sollte.
Weitere mögliche Herausforderungen bei der ERP-Auswahl:
- Die Zukunftsfähigkeit des ausgewählten ERP-Systems ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Unternehmen sollten ihre langfristigen Ziele und Wachstumspläne berücksichtigen, um sicherzustellen, dass das ERP-System auch in der Lage ist, mit den sich ändernden Anforderungen mitzuhalten. Ein skalierbares System, das in der Lage ist, neue Funktionen und Module hinzuzufügen oder sich an veränderte Geschäftsprozesse anzupassen, ist daher von entscheidender Bedeutung.
- Die Komplexität und Vielfalt der verfügbaren ERP-Lösungen erschweren die Auswahl zusätzlich. Es gibt eine große Anzahl von Anbietern auf dem Markt, die verschiedene Module, Funktionen und Branchenlösungen anbieten. Es erfordert eine sorgfältige Evaluierung der verschiedenen Optionen, um das System zu finden, das am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passt. Eine Möglichkeit, die Auswahl zu erleichtern, besteht darin, eine detaillierte Anforderungsliste zu erstellen und sie mit den Funktionalitäten und dem Leistungsumfang der verschiedenen ERP-Lösungen abzugleichen.
- Eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens ist ebenfalls entscheidend. Der Auswahlprozess sollte nicht nur auf IT- oder Finanzabteilungen beschränkt sein, sondern auch die Bedürfnisse und Perspektiven anderer Abteilungen wie Produktion, Vertrieb und Kundenservice einbeziehen. Ein interdisziplinäres Team kann eine ganzheitliche Sichtweise auf die Anforderungen des Unternehmens bieten und sicherstellen, dass die ausgewählte ERP-Lösung die Bedürfnisse aller Abteilungen erfüllt.
- Darüber hinaus ist eine klare Kommunikation während des gesamten Auswahlprozesses von entscheidender Bedeutung. Es ist wichtig, die Erwartungen und Anforderungen aller Beteiligten zu klären und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen über das ERP-System und seine Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb vermittelt werden. Regelmäßige Meetings, Schulungen und offene Diskussionen können dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und ein gemeinsames Verständnis über die ERP-Softwareauswahl zu schaffen.
Benötigen Sie Unterstützung bei der ERP Auswahl?
Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie uns gemeinsam die passende ERP-Lösung für Ihr Unternehmen finden.
