5 Anforderungen, die nicht auf Ihrer ERP-Checkliste fehlen sollten
1. Ein strukturierte, zentrale Datenverwaltung ist vorhanden.
Die Unternehmensdaten bilden das Herzstück jedes ERP-Systems: Sie sind die Grundlage für Analysen, Automatisierung und Dokumentation. Die Qualität der Daten ist daher von zentraler Bedeutung für das ERP-System. Unvollständige oder veraltete Daten beeinträchtigen auch die Ergebnisse des Systems. Fachleute sprechen hier von „Trash in – Trash out“. Bevor Sie über die Einführung eines ERP-Systems nachdenken, sollten Sie Ihre Datenverwaltung überprüfen:
- Sind die Stammdaten vollständig und aktuell? Wie gut ist meine Datenqualität?
- Gibt es Richtlinien oder Vorgaben für die Dateneingabe und -pflege?
- Sind die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar definiert? Gibt es eine Qualitätssicherung für den Bereich Daten?
2. Unsere Geschäftsprozesse sind klar definiert und dokumentiert.
Jedes ERP-System basiert auf einer Prozessperspektive, da nur so ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Die Software erfasst Prozessinformationen, verarbeitet sie und leitet die Ergebnisse weiter. Mit anderen Worten: Keine klaren Prozesse bedeuten keine effektive Analyse. Bevor ein ERP-System effizient arbeiten kann, müssen Ihre aktuellen Prozesse formell beschrieben werden (Ist-Zustand). Andernfalls können nicht alle Abläufe vollständig im System abgebildet werden. Zu berücksichtigen ist hierbei allerdings, dass bei der Dokumentation der Prozesse auch zukünftige Szenarien mitgedacht werden. Welche Auswirkungen hat die Unternehmensstrategie auf die aktuellen Prozesse?
3. Die Unternehmensstrategie ist definiert, klar verständlich und im Unternehmen etabliert.
Die Unternehmensstrategie legt die langfristigen Ziele, Visionen und Werte des Unternehmens fest. Eine ERP-Software ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das in verschiedene Bereiche eines Unternehmens eingreift. Daher ist eine klare Ausrichtung der ERP-Implementierung auf die strategischen Ziele notwendig, um sicherzustellen, dass nicht nur die aktuelle Situation, sondern auch auf die zukünftigen Wachstumspläne berücksichtigt werden. Dies wiederum spiegelt sich auch in der Skalierbarkeit und den Funktionalitäten der Software wider.
4. Wir pflegen strukturierten Informationsaustausch und es herrscht Prozessdisziplin im Unternehmen.
In jedem Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, findet Informationsaustausch statt. Daten wie Lieferzeiten, Lagerbestände oder Projektkalkulationen werden von einer Abteilung zur nächsten weitergegeben und dort verarbeitet. Damit das ERP-System diesen Austausch unterstützen kann, muss er prozessbasiert erfolgen. In großen Unternehmen ist dies oft bereits der Fall, jedoch arbeiten kleinere Unternehmen oft noch ungeordnet. Um sicherzustellen, dass Ihr ERP-System optimal funktioniert, müssen Sie sicherstellen, dass jeder Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen durch Prozesse dokumentiert und geregelt ist. Selbst bei gut durchdachten Prozessen, die einen nahtlosen Datenaustausch gewährleisten, ist die Mitarbeit entscheidend. Wenn Mitarbeiter nicht konsequent Daten in das System eingeben, bleiben die Prozesse wirkungslos. Prozessdisziplin ist hier gefragt. Es sollte zur Selbstverständlichkeit im Unternehmen gehören, jede Transaktion und Information im System zu erfassen. Nur so kann der tägliche Betrieb umfassend abgebildet werden.
5. Wir verfügen über das erforderliche Personal für das ERP-Projekt.
Oft wird die Einführung eines ERP-Systems lediglich als technisches Projekt betrachtet. Die IT führt die Software ein und der Rest ergibt sich – so die Theorie. In der Praxis handelt es sich jedoch um einen umfangreichen Change-Management-Prozess, der das gesamte Unternehmen betrifft. Es ist daher notwendig, qualifiziertes Personal bereitzustellen, darunter Projektmanager, Key-User und Prozessverantwortliche, die den Einführungsprozess betreuen. Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Ressourcen Ihrer Mitarbeiter frühzeitig für das ERP-Projekt freigegeben werden.
Haben Sie alle fünf Punkte erfüllt? Dann sind Sie bereit für die Einführung des ERP-Systems!
Falls alle fünf Punkte auf Ihrer ERP-Checkliste abgehakt sind, können Sie beruhigt sein. Sie haben die wesentlichen Voraussetzungen für ein erfolgreiches ERP Projekt erfüllt. Aber dies ist erst der Anfang. Wie bereits zu Beginn erwähnt, stehen noch viele Aktivitäten bevor. In jedem Fall ist eine sorgfältige Vorbereitung der ERP-Einführung von Bedeutung. Investieren Sie lieber mehr Zeit in die Planung, da Konzeptfehler am Ende teuer werden können.
