Bestellungen von Kleinstmengen vernichten Kapazitäten und Kapital: Welcher Maschinen- und Anlagenbauer, Stahlbauer, Laden- oder Messebauer kennt es nicht? Ein Kunde ruft an und fordert zu einer bestehenden Konstruktion ein eigens konstruiertes Ersatzteil oder benötigt schlichtweg Kleinstmengen aus dem eigenen Produktkatalog. Schnell übersteigen in diesen Fällen die eigenen Verwaltungskosten den tatsächlichen Warenwert und der Auftrag ist ohne einen Kleinmengenaufschlag nicht mehr wirtschaftlich darstellbar.
Ein Mindermengenzuschlag ist für viele Kunden, gerade mit höheren Jahresumsätzen, jedoch ein Ärgernis und es kommt bei jeder Bestellung zu zeitraubenden Diskussionen. Schnell ist daher der Entschluss gefasst, guten Kunden einen einwandfreien Service, auch ohne Mindermengenzuschlag anzubieten. Doch wer kontrolliert nun ob am Ende des Jahres die zahlreichen Kleinstbestellungen nicht vielleicht doch Zuviel Kapazitäten und vor allem finanzielle Aufwendungen verschlingen und die schönen Großaufträge ins schlechte Licht rücken? Diese Controlling Arbeiten können schlicht und ergreifend in mittelständischen Unternehmen häufig nicht durchgeführt werden.
Wie könnte also eine WIN + WIN Situation für Anbieter und Kunde aussehen? Um einer möglichen Lösung etwas näher zu kommen, werfen wir zunächst einen Blick auf die kostentreibenden Verwaltungstätigkeiten:
- Aufnahme der Kundenanforderung: Entweder per E-Mail oder telefonisch
- Erstellung eines Angebotes bzw. Ermittlung eines Preises
- Erfassung der Auftragsbestätigung im ERP
- Ausarbeitung in der Arbeitsvorbereitung (Auftragsstückliste erstellen, Fertigungsunterlagen drucken, Weitergabe in die Produktion)
- Erfassung des Lieferscheins und der Rechnung im ERP-System