Projektbeschleuniger oder Kostentreiber?!
Egal ob Auswahlverfahren, ERP-Einführung oder Ausbau der ERP-Integration durch Schnittstellen, bei vielen dieser Vorhaben gelten häufig dieselben Vorgaben der Unternehmensführung: Möglichst schnelle Umsetzung, bestehende Arbeitsabläufe dürfen nicht beeinflusst werden und Kosten für Beratungsleistungen sollen durch den Einsatz von eigenem Personal eingespart werden.
Gerade wenn Sie aus dem produzierenden Gewerbe kommen sind Ihnen diese Forderungen sicherlich nicht fremd. Schließlich kann man mit einem ERP-System oder einer Kopplung von CAD / PDM an die ERP-Software keine Güter produzieren und trägt somit nicht direkt zum Umsatzwachstum bei. Auch ist die eigentliche Arbeit der Software nur schwer optisch darzustellen und nur durch längeres Beschäftigen mit der ERP-Lösung wirklich ersichtlich. Eine neue Maschine hingegen, welche man jeden Tag in der eigenen Produktion bei der Arbeit bewundern kann ist für einen höheren 6-stelligen, oder gar 7-stelligen Betrag schnell angeschafft.
Wieso also zusätzlich noch in vermeintlich teure Dienstleistungen von unabhängigen Beratungsunternehmen, dessen Berater das eigene Unternehmen nicht einmal kennen, investieren? Der nachfolgende Abschnitt veranschaulicht, wie genau die Forderungen der Geschäftsführung, durch sinnvollen Einsatz von externen Beratern, erreicht werden können.
Möglichst schnelle Umsetzung des Vorhabens – Zeit ist Geld und somit soll auch das neue ERP-System schnell ausgesucht und zeitnah ins Unternehmen integriert oder durch Schnittstellen erweitert werden. Je nach Vorhaben können falsche Entscheidungen, beispielsweise schon bei der falschen Softwareauswahl, massive Zeitverluste mit sich bringen.
Gute externe Berater aus spezialisierten ERP-Beratungsunternehmen haben schon viele Projekte begleitet und wissen daher genau, welche Fragen bei der ERP-Auswahl gestellt werden müssen, worauf bei den Key-Usern geachtet werden muss, oder wie die Einführung in speziellen Unternehmensbereichen am besten funktioniert. Besonders wichtig, gerade im Hinblick auf geplante Schnittstellen zu anderer Unternehmenssoftware, wie einem PDM-System oder eCommerce-Lösungen ist die Auswahl des richtigen Softwareherstellers. Ohne langjährige Erfahrungen oder tieferes Wissen zur genauen Funktionsweise solcher Lösungen, ist eine Auswahl anhand hübscher Marketingbilder kaum zielführend möglich. Sie profitieren durch die positiven, sowie negativen Erfahrungen des Beraters und besonders durch die gesammelten Erfahrungen des Beratungsunternehmens. Gute Beratungshäuser pflegen einen Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern und füllen somit eine Wissensdatenbank, auf die jeder Berater zurückgreifen kann. Ein breites Netzwerk an Partnern und Kunden mit verschiedensten ERP- und Softwarekombinationen im produktivem Einsatz ermöglicht Ihnen ungeschönte und ehrliche Einblicke durch Referenzbesuche schon vor der Entscheidung für eine ERP-Lösung.
Bestehende Arbeitsabläufe dürfen nicht beeinflusst werden – Gerade bei den Arbeitsabläufen und unternehmensinternen Prozessen lässt sich häufig viel Potential für schnellere Durchlaufzeiten, weniger benötigte Arbeitskraft und Transparenz erzielen. Die Anforderungen der Mitarbeiter und der Unternehmensführung an die ERP-Software sehen leider häufig anders aus. Der Mensch ist nun mal ein Gewohnheitstier und möchte lieber die neue schlanke Software auf die alten gewohnten Prozesse anpassen. Dabei lädt gerade die Einführung eines ERP-Systems dazu ein, über die eigenen Prozesse nachzudenken und eine mögliche Umstrukturierung vorzunehmen. Fluch und Segen zu gleich sind Key-User, welche schon viele Jahre im Unternehmen tätig sind. Zum einen bringen sie viel wertvolles Unternehmenswissen mit, sind zum anderen aber schon so an die Prozesse gewöhnt, dass man sich das Arbeiten kaum noch anders vorstellen kann. Diese „Scheuklappen“ sind vollkommen normal, bremsen jedoch die Innovation und auch die Skalierbarkeit eines Unternehmens. Öfter mal frischen Wind von außen in das eigene Unternehmen bringen. Diesen Wunsch hört man häufig bei der Neubesetzung von ausgeschiedenen Mitarbeitern, welche zuvor viele Jahre im Hause tätig waren.
Genau diese frische Brise kann auch bei der Einführung einer ERP-Software sinnvoll sein. Ein Blick des Beraters auf die Unternehmensprozesse offenbart fast immer kurz- und langfristig umsetzbares Optimierungspotential. Außerdem veranschaulicht er das sinnvolle Zusammenspiel der Prozesse mit den Möglichkeiten des ERPs und sorgt für eine standardisierte Gesamtlösung ohne teure Individualanpassungen. Der ständige Kontakt mit verschiedensten Persönlichkeiten und die Projekterfahrung hilft ihm und ihnen bei der Prozessumstellung und sorgt auch bei eingefahrenen Mitarbeitern für Akzeptanz von neuen Arbeitsweisen.
Nur eigenes Personal zur Kostenreduzierung einsetzen – Ausschließlich eigenes Personal für das ERP-Projekt zu verwenden klingt zunächst aus Sicht der finanziellen Belastung charmant und ist in gewisser Weise auch von Beratungshäusern erwünscht. Schließlich ist das Ziel für jedes Beratungshaus, einen zufriedenen Kunden mit einer funktionierenden Lösung, welche durch ihn vollkommen eigenständig verwaltet und angewandt werden kann, am Ende des Projekts zu hinterlassen. Wäre da nicht die hohe Komplexität der ERP-Software und die in den letzten Jahren stark gewachsene Zahl der ERP-Anbieter.
Standardisierte oder branchenangepasste ERP-Software ist, wie der Name schon sagt, nicht individuell auf eine Firma zugeschnitten, was ganz nebenbei erwähnt auch nicht sinnvoll wäre, sondern für den Einsatz in zahlreichen Unternehmen vorgesehen. Eine solche Software deckt in der Regel den vollständigen Wertefluss in einem Unternehmen von der Angebotserstellung und Vorkalkulation, über die Bearbeitung von Stücklisten, Rückmeldung der Arbeitszeiten und Materialwirtschaft, bis hin zur Rechnungsstellung und Mahnschreibung ab. Der Umgang, oder die Auswahl einer solchen Software erfordert gerade im produzierenden Umfeld ein breites Hintergrundwissen zur Software selbst, und Erfahrungen, zu den Arbeitsabläufen und Tätigkeiten der einzelnen Abteilungen. Selbst nach mehreren Einführungen ist es auch für einen geübten Mitarbeiter oder Berater immer wieder eine Herausforderung. Die Umsetzung eines ERP-Projektes ohne eine mit der Materie „ERP-Einführung“ vertraute Person, endet zumeist in einem Projektabbruch oder dauert viele Jahre. Besonders in kleineren und mittelständischen Unternehmen ist es nicht immer möglich, einen Mitarbeiter nur für die ERP-Projektleitung, oder als „Häuptling“ der Key-User einzustellen. Gerade in diesen Fällen ist es ratsam, sich das fehlende Know-how durch ein unabhängiges Beratungshaus bereitzustellen, auf eine zunächst externe Projektleitung zu setzten und das eigene ERP-Team zumindest für die Anfangszeit zu verstärken.
Fazit – Gerade, wenn es sich bei Ihrem Vorhaben um die erstmalige Einführung einer standardisierten und unternehmensweiten ERP-Software handelt, ist es sinnvoll, schon im Auswahlverfahren und spätestens bei Beginn der ERP-Einführung auf eine unabhängige ERP-Beratung zurückzugreifen. Die durch vermiedene Fehlentscheidungen und wegfallende Recherchezeit gesparten Kosten werden die finanziellen Aufwendungen eines Beraters bei weitem übersteigen und bringen ganz nebenbei noch neue und wertvolle Ansätze aus anderen Projekten und Unternehmen mit sich. Eine unabhängige ERP-Beratung ist also nicht nur ein Projektbeschleuniger, sondern auch ein Innovations- und Leistungstreiber!
Tipp – Sollten Sie die Projektumsetzung selbst in die Hand nehmen wollen und sich für die Einstellung eines Mitarbeiters zur ERP-Projektleitung entscheiden, dann prüfen Sie die Referenzen sorgfältig oder greifen Sie auf ein Beratungsunternehmen für die Unterstützung in Vorstellungsgesprächen und bei der Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter zurück. Nur mit einem ERP-System gearbeitet zu haben, bedeutet noch lange nicht, es vollständig verstanden zu haben, oder gar im Unternehmen einführen zu können!
