ERP INTEGRATION

Verwaltungskosten einsparen leichtgemacht!

Bestellungen von Kleinstmengen vernichten Kapazitäten und Kapital: Welcher Maschinen- und Anlagenbauer, Stahlbauer, Laden- oder Messebauer kennt es nicht? Ein Kunde ruft an und fordert zu einer bestehenden Konstruktion ein eigens konstruiertes Ersatzteil oder benötigt schlichtweg Kleinstmengen aus dem eigenen Produktkatalog. Schnell übersteigen in diesen Fällen die eigenen Verwaltungskosten den tatsächlichen Warenwert und der Auftrag ist ohne einen Kleinmengenaufschlag nicht mehr wirtschaftlich darstellbar.

Ein Mindermengenzuschlag ist für viele Kunden, gerade mit höheren Jahresumsätzen, jedoch ein Ärgernis und es kommt bei jeder Bestellung zu zeitraubenden Diskussionen. Schnell ist daher der Entschluss gefasst, guten Kunden einen einwandfreien Service, auch ohne Mindermengenzuschlag anzubieten. Doch wer kontrolliert nun ob am Ende des Jahres die zahlreichen Kleinstbestellungen nicht vielleicht doch Zuviel Kapazitäten und vor allem finanzielle Aufwendungen verschlingen und die schönen Großaufträge ins schlechte Licht rücken? Diese Controlling Arbeiten können schlicht und ergreifend in mittelständischen Unternehmen häufig nicht durchgeführt werden.

Wie könnte also eine WIN + WIN Situation für Anbieter und Kunde aussehen? Um einer möglichen Lösung etwas näher zu kommen, werfen wir zunächst einen Blick auf die kostentreibenden Verwaltungstätigkeiten:

  1. Aufnahme der Kundenanforderung: Entweder per E-Mail oder telefonisch
  2. Erstellung eines Angebotes bzw. Ermittlung eines Preises
  3. Erfassung der Auftragsbestätigung im ERP
  4. Ausarbeitung in der Arbeitsvorbereitung (Auftragsstückliste erstellen, Fertigungsunterlagen drucken, Weitergabe in die Produktion)
  5. Erfassung des Lieferscheins und der Rechnung im ERP-System
Von der Bestellung im Onlineshop direkt in die Produktion: Und genau so könnten wir Ihre Lösung planen. Die Punkte 1 bis 3, also von der Kundenanforderung bis hin zum Erfassen der Auftragsbestätigung, übernimmt eine Onlineshop-Software. Der Kunde bestellt bequem per Web-Applikation einige Produkte oder Ersatzteile aus dem Standardkatalog für seine Anlagen und die Shop-Software automatisiert die kaufmännische Abwicklung. Eine Schnittstelle zum hauseigenem ERP-System (z.B. SAP, Microsoft Business Central, Asseco AP+, ams.erp oder ProAlpha) legt nun zeitgleich den Auftrag mitsamt seinen Positionen und Kundeninformationen im ERP an. Ein manuelles nacharbeiten durch einen Verwaltungsmitarbeiter entfällt, da bereits alle Informationen zur Anlage vom Onlineshop in Ihre ERP-Lösung weitergegeben wurden. Der Kunde hingegen bekommt direkt bei Bestellung im Onlineshop vollautomatisiert und in Abhängigkeit des Lagerbestands oder der Produktionszeit der Bauteile seine Auftragsbestätigung.
 
Auch die besonders ärgerliche Zeit in der Arbeitsvorbereitung (Punkt 4) für die Vorbereitung und Erstellung der Produktionsunterlagen kann nun durch das ERP-System selbst oder durch eine Schnittstelle eingespart werden. Durch die Verknüpfung des bestellten Artikels mit der passenden Stammstückliste im ERP-System wird automatisiert ein Fertigungsauftrag (bzw. Auftragsstückliste) erstellt. Die Entscheidung ob der Auftrag nur noch durch die AV kontrolliert und gegebenenfalls ausgedruckt werden muss, oder direkt ohne weiteren Zeitverlust in Ihre Produktion gesendet wird, ist selbstverständlich Ihnen überlassen. In der Regel spricht einer vollständigen Automatisierung jedoch nichts entgegen.
 
Selbst der letzte von 5 Punkten, also die Erstellung von Lieferschein und Rechnung kann weitestgehend automatisch passieren. Viele moderne Onlineshops bieten heutzutage einen Zugang für Entwickler über eine sogenannte API an. Der Shop lässt sich also über bestimmte Befehle auch ohne das hübsche Frontend bedienen. Somit kann eine Verbindung zwischen ERP-System und Onlineshop hergestellt und bei Fertigmeldung der Bauteile, in der Produktion, der Lieferschein und die Rechnung durch den Shop erstellt und per E-Mail versandt werden.
 
Weitere Vorteile: Einer von vielen weiteren Punkten ist die steigende Präsenz und die erhöhte Akquise von Neukunden durch die bessere Auffindbarkeit im Web. Viele Onlineshop sind schon von Haus aus SEO optimiert und können gefüttert mit den richtigen Inhalten Ihr Unternehmen bei der Google Suche einen mächtigen Aufwind verpassen. Je nach Branche und Produktspektrum ist auch ein Ausbau des Kundenrahmens von B2B auf B2C möglich. So geschehen zum Beispiel bei der Firma Schmitt Stahlbau GmbH, welche Produkte im industriellen Stahlbaubereich, Apparate und Behälterbau sowie Rohrleitungs- und Rohrlagerbau mit Stückgewichten von bis zu 25 Tonnen anbietet. Ein Onlineshop mit vollständiger Integration zum ERP-System konnte nicht nur die Verwaltungskosten bei kleinen individual Bestellungen von Rohrschellen und Rundstahlbügel senken, sondern auch den Kundenkreis um B2C erweitern. Hier geht es zum Onlineshop für Rohrschellen und Rundstahlbügel.

 

enterDATA GmbH in Gelsenkirchen

Spezialisiert auf die Anforderungen des Mittelstands und Bedürfnisse von Kleinunternehmen in Deutschland! Unsere Philosophie: Digitale-Lösungen für alle Unternehmen zugänglich, nutzbar und vor allem bezahlbar machen. Egal ob ERP Beratung, EDI Einführung oder Ausbau Ihrer Digital-Strategie. Wir finden gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung und ermöglichen den Spagat zwischen Funktionsausbeute und Kostenfaktor.

Hafenstraße 7 | 45881 Gelsenkirchen | Deutschland | info@enterdata.de | +49 209 5130 8980

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