ERP-Berater und ERP-Beratung

Entstehung von ERP-Beratung | Werdegang, Vorteile und Unterschiede von ERP-Beratern

Das Thema Digitalisierung ist seit vielen Jahren in aller Munde und aus der heutigen Zeit nicht mehr weg zu denken. In vielen Projekten, im Bereich der Prozessoptimierung, spielt die Digitalisierung eine entscheidende Rolle. Für eine erfolgreiche Digitalstrategie ist das Datenfundament und gerade die Verknüpfung von verschiedenen Datenquellen von hoher Wichtigkeit. Nicht selten fällt zu diesem Zeitpunkt die Entscheidung ein professionelles und standardisiertes ERP-System einzuführen, ein technisch nicht kompatibles ERP zu ersetzten oder die Funktionalitäten von eigenen Insellösungen in eine ERP-Software zu bündeln.

Gemeinsam in den meisten Unternehmen verfolgt das Management das Ziel, mit den gesammelten und erzeugten Daten, präzise Auswertungen als Grundlage für zukünftige Entscheidungen zu erhalten. Die Anforderungen an diese Auswertungen unterscheiden sich häufig sehr stark und gehen von Echtzeitauswertungen eines in Produktion befindlichen Auftrags, bis hin zu langfristigen Liquiditäts- und Angebotsanalyse, welche sich über Monate erstrecken.

Die Definition der Hauptprozesse hingegen ist von Unternehmen zu Unternehmen und auch innerhalb einer Branche immer unterschiedlich. ERP-Systeme müssen Prozesse, wie Einkauf und Supply Chain Management, Konstruktion, Produktion und Logistik oder auch e-Commerce abbilden. Worauf im eigenen Unternehmen der Fokus liegt, hängt häufig mit der eigenen Wertschöpfungskette und auch mit den bisher erreichten Wettbewerbsvorteilen zusammen.

Um beide Aspekte optimal abdecken zu können, ist es neben den Funktionalitäten des ERP wichtig, dass die Software auf die komplette Datenbasis des Unternehmens zugreifen kann, bzw. durch Schnittstellen Zugriff auf wichtige Datenquellen erhält. Häufig wird das ERP-Systems selbst im weiteren Projektverlauf zu der wichtigsten Datenquelle und dem Hauptdatenverteiler des Unternehmens. Da die Datenstruktur, die Schnittstellenmöglichkeiten, der Maschinenpark und die Software- und Hardwarelandschaft jedes Unternehmens unterschiedlich sind, unterscheidet sich die Ausführung, Darstellung und Erfassung der Daten innerhalb des ERP-Systems.

Besonderen Augenmerk sollte auch auf das Betreibermodell und die entsprechende Lizensierung gelegt werden. Gerade in Sachen IT-Sicherheit, Backupstrategien, Skalierungsoptionen und Integrationsmöglichkeiten scheiden sich die Geister bei den 3 Hauptmodellen:

  1. Die ERP-Software wird innerhalb des Unternehmens auf einem eigenen Server (on premise) installiert, betrieben, gewartet und aktualisiert. In den meisten Fällen übernimmt die IT-Abteilungen in Verbindung mit einem technischen Berater des ERP-Anbieters die Verantwortung für diese Installation.
  2. Es handelt sich um eine reine Cloud ERP Lösung, welche als Software as a Service (kurz: SaaS) genutzt werden kann. Der Anwender muss sich bei diesem Modell nicht um Wartungen und Aktualisierungen kümmern. Hat jedoch auch wenig Einfluss auf Updates und Änderungen der Funktionalitäten, da die selbe Installation für sämtliche Kunden genutzt wird.
  3. Die Software wird in einer privaten Cloud durch den ERP-Anbieter gehostet und für jeden Kunden explizit als Software as a Service zu Verfügung gestellt. Die Verantwortung der Installation, Wartung und Aktualisierung liegt bei dem ERP-Anbieter und erfolgt in Absprache mit dem Kunden.

Welche Arten von ERP-Beratern gibt es?

Um das Tätigkeitsfeld eines ERP-Beraters zu verstehen, müssen wir zunächst die verschiedenen Bereiche näher erläutern. Hier unterscheiden wir in 4 Kategorien von ERP-Beratern

Typ 1: ERP Berater direkt vom ERP-Anbieter bzw. Softwarehaus

Gleiches gilt für einen Berater von einem Beratungshaus mit Partnerschaften zu ERP-Softwarehäusern oder mit einem eigenen Vertrieb von ERP-Software. – siehe Typ 2

Als ERP Berater im ERP-Beratungsunternehmen steht die Unterstützung des Vertriebs bei der Softwarepräsentation zur Neukundengewinnung oder Beratung bei der Erweiterung der ERP-Lösung durch neue Module, an erster Stelle. Durch die tägliche Arbeit mit dem eigenen ERP-Produkt oder ausgesuchten Modulen, gelingt es in kürzester Zeit intensives Wissen zur ERP-Software zu erlangen und zukünftig auch als Modulexperte und Organisationsberater einzusetzen. Durch gezielte Schulungen und Weiterbildungen zum eigenen Softwareprodukt wird dieses Wissen ständig ausgebaut und der jeweilige Berater wird zum optimalen Ansprechpartner des Kunden rund um die eigene ERP-Software. Mit der Berufserfahrung und Sicherheit im Umgang mit der ERP-Software kommen dann auch die ersten eigenen ERP-Kundenprojekte, in denen der ERP-Berater zum Beispiel die Rolle des ERP-Projektleiters einnehmen kann, oder für Anwenderschulungen eingesetzt wird.

Bei Beratern mit ausgeprägten Vertriebskompetenzen kommt es ebenfalls häufig vor, dass diese mehr und mehr in die Rolle des Vertriebs rutschen und Präsentationen bei Interessenten übernehmen.

Wo kann ein ERP Berater aus einem Softwarehaus effektiv eingesetzt werden?

  • Anwenderschulungen zu Modulen oder der gesamten ERP-Lösung
  • Abbildung von Geschäftsprozessen des Kundenunternehmens mit der ERP-Software
  • Anforderungsanalyse eines Neukunden oder bei Individualprogrammierungen
  • Installation, Einrichtung und Parametrisierung des ERP-Systems im Kundenumfeld
  • Präsentation der Funktionalitäten und Potentiale des ERP

Was kann ein ERP Berater vom ERP-Anbieter nicht leisten?

Aufgrund der Kenntnisse und Nähe zu der eigenen ERP-Software kann es vorkommen, dass versucht wird, durch Individualprogrammierungen, bzw. Anpassung der Standardsoftware spezielle bestehende Geschäftsprozesse mit dem System abzubilden. Gerade in Bezug auf den Zeitdruck im Projekt ist diese Herangehensweise nicht selten zu finden. In vielen Fällen wäre ein Blick auf den Prozess als solches sinnvoller und eine Umgestaltung des Prozesses der Softwareumgestaltung vorzuziehen.

Bedingt durch das große Spektrum an Funktionen, welches ein ERP-System abdecken muss, sind die meisten ERP Berater auf ein Modul spezialisiert und können somit keine Auskunft über alle Funktionen anderer Module oder Prozessschnittstellen geben. Um keine falschen Angaben zu machen, wird dann auf einen anderen Berater verwiesen und der Kunde muss sich im Endeffekt auf mehrere Berater einstellen und verlassen.

Wann sollten Sie auf einen Berater vom Softwarehersteller verzichten?

Wenn Sie eine wertfreie und neutrale ERP-Beratung, zum Beispiel für die Auswahl des richtigen ERP-Systems benötigen oder keinen eigenen ERP-Projektleiter stellen können, dann sollten Sie auf einen Berater vom ERP-Anbieter verzichten. Ein Berater mit tiefem Bezug zum Softwarehaus oder Partnerschaften zu ERP-Herstellern wird sein Produkt immer in den Vordergrund stellen und kann Sie somit nicht objektiv beraten. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die für Ihr Unternehmen beste ERP-Lösung finden, ist in diesem Falle sehr gering.

Typ 3: Inhouse ERP Berater zur Schulung, Projektleitung und Beratung der Anwender im eigenen Unternehmen

Inhouse ERP Berater haben häufig ein gutes Wissen über die Geschäftsprozesse, den grundsätzlichen Wertschöpfungsprozess und Besonderheiten des Unternehmens. Dieses Wissen kann bei der ERP-Implementierung gewinnbringend eingesetzt werden und führt zu einer höheren Akzeptanz im eigenen Unternehmen.

Allerdings fehlt es in den meisten Fällen an der Erfahrung im Umgang mit ERP-Lösungen, der Gestaltung von Anforderungsprofilen und Konzepten oder „Best-Practise Ansätzen“ aus der eigenen Branche. Der Grund hierfür liegt in der Regel im Werdegang des Inhouse ERP-Beraters. Nicht alle Inhouse ERP Consultants kommen von einer ERP-Beratung. Oft muss für ein ERP-Projekt schnell ein Ansprechpartner im eigenen Unternehmen gefunden und benannt werden. Der Titel Inhouse ERP Berater ist somit schnell erreicht. Anders sieht es mit dem Erfahrungsschatz aus.

Wo kann ein Inhouse ERP Consultant effektiv eingesetzt werden?

  • Überall, wo ein direktes Einwirken im Unternehmen in der Anwendung von ERP-Software notwendig ist, kann ein ERP-Berater im eigenen Hause unterstützen. Beispiele hierfür können zum Beispiel sein: Nachschulungen von Anwendern, Schulung von neuen Mitarbeitern, Identifizierung von Eingabefehlern und Massenkorrektur oder Migration und Update auf neue Versionen.
  • Erstellung von unternehmensweiten ERP Dokumentationen und ERP Anleitungen
  • Kommunikation mit dem ERP-Hersteller und erster Ansprechpartner für Anwender und ERP-Anbieter. Anforderungen von Anwendern und Unternehmensführung können gesammelt und detailliert dokumentiert werden. Ein Austausch mit dem ERP-Anbieter über Änderungswünsche oder Erweiterungen kann somit auf einem hohen technischen Niveau stattfinden.

Was kann ein Inhouse ERP Berater nicht leisten?

Optimierungen im Umgang mit der ERP-Lösung können nur vorgeschlagen werden, wenn der Inhouse Berater die Geschäftsprozesse und Arbeitsweisen der ERP-Anwender wirklich kennt. Häufig fehlt es an der Zeit für das gleichzeitige Weiterbilden oder das wahrnehmen von Schulungen zu der ERP-Software und der tiefen Analyse der Geschäftsprozesse in Fachbereichen. Besonders zu Beginn der ERP-Einführung sollte darauf geachtet werden, dass genügend Arbeitszeit für das intensive einarbeiten zu Verfügung steht. Eine bessere Alternative ist es zu Beginn mit einem Dou aus Inhouse und externem ERP Berater (ein unabhängiger ERP Berater oder ERP-Berater vom ERP-Systemhaus) zu starten. Anschließend können die Beratungsleistungen des zusätzlichen ERP-Beraters weiter heruntergefahren werden.

Unternehmensweite Konzepte oder eine eigenmächtige Erweiterung der ERP-Lösung sollten aufgrund von fehlenden „Best-Practise Ansätzen“ und tiefen Einblicken in die ERP-Software oder späteren Updateproblemen nicht durchgeführt werden. Auch hier lohnt sich, in Abhängigkeit des Vorhabens, das Zurückgreifen auf einen erfahrenen unabhängigen ERP Berater oder einem Berater vom ERP-Lieferanten.

Typ 4: ERP Berater aus einem unabhängigen Beratungsunternehmen

Besonders bei Consultants von unabhängigen ERP-Beratungshäusern treffen Sie auf einen sehr hohen Wissensstand. Durch die Zusammenarbeit mit vielen Unternehmen, Unternehmensformen und Größen, ERP-Lösungen und Branchen entsteht ein geballtes Know-How. Wenn dieses Wissen innerhalb des Beratungshauses gut aufgeteilt, entsprechend dokumentiert und Verfügbar gemacht wird, können Kunden von unabhängigen ERP-Beratungen maximal profitieren.

Ebenso spielen die Herkunft und Branchennähe eine entscheidende Rolle. Unabhängige ERP-Berater kommen aus verschiedensten Fachrichtungen, Branchen, der Wissenschaft oder Universitäten und decken somit ein großes Spektrum ab. Hierdurch ist es deutlich einfacher, einen ERP-Berater aus der eigenen Branche oder mit einer gewissen Nähe zum Unternehmenstyp zu erhalten.

Wo kann ein unabhängiger ERP Berater effektiv eingesetzt werden?

  • Strategische Konzeption von Organisationslösungen, IT-Strategien, Prozessoptimierungen durch Digitalisierung oder Softwarelösungen. Fehlendes Fachwissen im eigenen Unternehmen kann zugekauft und „Best-Practise Ansätze“ schneller verfolgt werden. Branchenverwandte Berater kennen die Probleme und Besonderheiten einer Branche und können gezielt Lösungen in die Konzeption einfließen lassen.
  • Analyse der Anforderungen an ein ERP-System (also bei der ERP-Auswahl). Begleitung von ERP-Implementierungen und Konzeption von Lösungen im ERP Bereich. Besonders in diesen Punkten kann der unabhängige ERP-Consultant seine Stärken voll ausspielen. Durch seine Unabhängigkeit erhält der Kunde für das eigene Unternehmen wertfreie Konzepte, ERP-Lastenhefte, Vergleichsmatrixen und eine optimal zugeschnittene Expertise bei der Wahl des richtigen ERP-Software Partners.
  • Durch die Verbindung von Branchenkenntnissen, Geschäftsprozessen des Kunden und Erfahrung mit ERP-Software eignen sich ERP-Berater dieser Gattung auch besonders für den Aufbau von ERP-Testumgebungen und der Bewertung zugehöriger Ergebnisse. Kunden einer unabhängigen ERP-Beratung erhalten somit die Sicherheit, dass die vertraglich vereinbarten Funktionalitäten der ERP-Software eingehalten werden und wirklich alle Prozesse des Unternehmens abdecken.
  • Neben der Konzeptionierung und Auswahlunterstützung kann der unabhängige ERP Berater auch bei dem Vertragsmanagement eine wichtige Rolle spielen. Durch die Vielzahl an ERP-Einführungen und Auswahlprozessen ist eine Unterstützung beim Vertragsmanagement möglich. Wichtige Hinweise bei der Vertragsgestaltung helfen dem Unternehmen vor langfristig steigenden Kosten und negativen Überraschungen nach der ERP-Auswahl.

Was kann ein ERP Berater von einem unabhängigen Beratungshaus nicht leisten?

Detaillierte und tiefgreifende Anwenderschulungen mit einer ausgewählten ERP-Software und in einem bestimmten Modul sind in den meisten Fällen nicht durch einen unabhängigen ERP-Berater zu leisten. In diesem Falle ist der Griff zu einem Berater direkt vom ERP-Anbieter zu empfehlen. Unterstützung bei ERP-Schulungen im eigenen Unternehmen, wenn diese zum Beispiel von einem Inhouse ERP Consultant durchgeführt werden, sind hiervon nicht betroffen. Besonders diese Kombination kann zu einem Mehrwert führen.

Der Erfahrungsschatz ist bei einem unabhängigen ERP-Berater die höchste Auszeichnung. ERP-Berater mit wenig Berufserfahrung eignen sich nicht für die alleinige Gestaltung und Umsetzung von Prozessen. In Verbindung mit einem erfahrenen ERP-Projektleiter oder Senior Consultant können dennoch gute Anforderungskonzepte oder Prozessmodelle entstehen. Gerade die Verbindung von Jung und Alt kann Wunder bewirken und die zugleich kritische und inspirierende Sicht des Teams zum Erfolg für ein rundes Konzept und reibungsfreie Umsetzung führen.

Wie sieht der Weg zum ERP-Berater aus und wie werde ich ERP Berater?

Grundsätzlich kann man festhalten, dass es sich bei sehr vielen ERP-Beratern um selbst erlernte Fähigkeiten handelt. Nicht selten haben ERP-Berater im eigenen Unternehmen die ERP Einführung begleitet, waren als Schnittstelle zwischen IT und einzelnen Abteilungen tätig, kommen aus dem Controlling oder haben in der Vergangenheit die erste eigene Unternehmens-Datenbank auf Microsoft Access Basis für das Unternehmen programmiert.

Neben den Autodidakten gibt es allerdings auch ERP-Berater, welche einen etwas moderneren Weg in die Welt der ERP Beratung gewählt haben.

Vom ERP-Anwender (Benutzer) zum ERP-Berater ins Software- oder Beratungshaus

In der heutigen Zeit kommt es häufig vor, dass ein erfahrener und interessierter ERP-Anwender aus einem Fachbereich eines Unternehmens (z.B. der Arbeitsvorbereitung oder dem Einkauf), den Wechsel zu einem ERP-Beratungs- oder Softwarehaus wagt. Im ERP-Systemhaus angekommen, unterstützen ERP-Berater mit tiefem Fachwissen dann in der frühen und späten Vertriebsphase oder fördern und begleiten die ERP-Einführung im Kundenunternehmen.

Besonders geeignet sind diese Berater gerade für mittelständische Unternehmen (KMU), welche aus ähnlichen Branchen kommen. Das Beratungshaus und dessen Kunden profitieren somit sofort von dem Fachwissen aus dem Alltag als ERP-Anwender und der Prozessgestaltung innerhalb des Fachbereiches. Dieses Wissen kann sofort Zielführend eingesetzt werden und wird durch ein gutes Gehalt entlohnt.

Da es keine klassische und praktische Ausbildung zum ERP-Berater gibt, ist die Zahl der Weiterbildungsmöglichkeiten zum ERP-Berater in den letzten Jahren drastisch gestiegen. Somit sind auch immer mehr theoretisch versierte Berater anzutreffen. Gerade in klein- und mittelständischen Unternehmen werden für die ERP-Implementierung jedoch oft praktische Erfahrungen innerhalb der Branche (oder zumindest ähnlichen Branchen) benötigt. Für einen erfolgreichen Start in die Welt der ERP-Beratung ist ein Einstieg über praktische Kenntnisse also zu bevorzugen.

Vom ERP Berater im Beratungshaus zum Inhouse ERP Consultant

Deutlich seltener anzutreffen ist der Karriereweg vom ERP-Anbieter (z.B. SAP, Microsoft Dynamics oder AP+) zum ERP-Berater innerhalb eines einzelnen Unternehmens. Gerade bei langjährigen ERP-Beratern profitiert ein Unternehmen enorm durch das gesammelte Know-How aus ähnlichen Unternehmen und der kennengelernten Lösungsvielfalt. Als Berater hingegen gewinnt man mehr Flexibilität durch die geringeren Reisezeiten und dem Vorteil die Implementierung noch detaillierter und langfristiger verfolgen, erweitern und steuern zu können.

Reisezeiten, häufig wechselnde Arbeitsbedingungen und Lokalitäten sind allerdings bei der Tätigkeit als ERP-Berater im Beratungshaus eingepreist und führen somit zu einem, in dem meisten Fällen besseren monetären Ausgleich. Mittelständische Unternehmen mit einem Produktionsbetrieb können diesen Ausgleich in den meisten Fällen nicht bezahlen und bieten selten ein so breites Spektrum für Weiter- und Fortbildung.

Schlusswort und Hinweise zu den verschiedenen ERP-Beratern

Neben den oben aufgeführten Aufgaben und Tätigkeiten eines ERP-Beraters sind die zwischenmenschlichen und sozialen Kompetenzen nicht zu vernachlässigen. Als ERP Berater ist das tägliche Arbeiten mit verschiedensten Menschen, Unternehmen und Positionen an der Tagesordnung. Kommunikationsfreude und den Wunsch Wissen zu vermitteln stehen an oberster Stelle.

Ebenso ist es wichtig, selbst immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben und ein hohes Maß an Wissensdurst zu besitzen. Heutige „Best-Practise Ansätze“, Geschäftsmodelle und Prozesse ändern sich ständig und erfordern die Bereitschaft, sich immer weiterzubilden und bereichsübergreifend denken zu können.

Unabhängig vom Beratertypen erfüllen ERP-Berater eine wichtige Rolle und helfen dem eigenen, oder fremden Unternehmen beim Wachstum, der Realisierung von Wettbewerbsvorteilen und der Erhaltung der Marktpositionierung.

Besonders unabhängige ERP-Berater und ERP-Beratungen können durch gezielten und richtigen Einsatz eine gewinnbringende Hilfe für alle Unternehmen, Entscheider und zukünftige ERP-Anwender darstellen. Diese Unterstützung ist im Vergleich zu Beratern von einem ERP-Systemhaus unabhängig davon, ob es sich bei der ERP-Lösung um SAP, Microsoft Business Central, kleineren ERP Lösungen oder Branchenlösungen handelt.

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