Um Ihnen in dieser frühen Phase der ERP-Einführung Orientierung zu geben, haben wir sechs praxisorientierte Tipps zusammengestellt:
Tipp 1: Definieren Sie klare Anforderungen für die ERP-Auswahl
Oftmals gehen Unternehmen bei der ERP-Auswahl ohne konkrete Anforderungen vor. Zwar haben sie interne Probleme erkannt, wie beispielsweise sinkende Termintreue oder Schwierigkeiten bei der Erfüllung von Kundenanforderungen, doch es wurde nicht definiert, wie die Lösung für diese Probleme aussehen soll. Es besteht häufig die Annahme, dass ein ERP-System automatisch alles einfacher und effizienter macht. Jedoch ist ein ERP-System lediglich ein Werkzeug, das korrekt angewendet werden muss, um den erhofften Mehrwert zu generieren. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, bereits vor der ERP-Auswahl konkrete Anforderungen zu definieren. Analysieren Sie Ihre Herausforderungen so präzise wie möglich und denken Sie gleichzeitig über mögliche Lösungsansätze nach. Dokumentieren Sie, was Sie derzeit behindert und was sich ändern sollte. Diese Analyse bildet die Grundlage für Ihren Anforderungskatalog.
Tipp 2: Bleiben Sie für verschiedene Lösungsansätze offen
Häufig verwechseln ERP-Entscheider Anforderungen mit konkreten Funktionswünschen. Sie erstellen eine Liste mit gewünschten ERP-Features und stellen ihre Shortlist auf Basis dieser Liste zusammen. Dieser Ansatz führt jedoch oft zu Problemen. Bei der ERP-Auswahl sollten Sie nach einer Lösung für Ihre spezifischen Herausforderungen suchen. Das Ergebnis sollte im Vordergrund stehen, nicht der Weg dorthin. Wenn Sie Features und Anforderungen gleichsetzen, schränken Sie sich unnötig ein und übersehen möglicherweise die optimale Lösung. Bemühen Sie sich stattdessen, Ihre Anforderungen lösungsneutral und prozessorientiert zu formulieren. Konzentrieren Sie sich auf die Beschreibung der Probleme und die gewünschten Ergebnisse. Seien Sie offen für verschiedene Ansätze und behalten Sie stets das Endziel im Blick.
Tipp 3: Priorisieren Sie Ihren ERP-Anforderungskatalog
Unternehmen neigen dazu, bei den Anforderungen an ein ERP-System in die Vollen zu gehen. Die neue ERP-Lösung soll alle Probleme lösen, die gesamte Prozesslandschaft optimieren und möglichst viele Features enthalten, die in Zukunft nützlich sein könnten. Solche umfangreichen Anforderungskataloge erstrecken sich oft über Hunderte von Seiten. Doch die perfekte ERP-Lösung, die alle Bedürfnisse erfüllt, existiert nicht. Jedes ERP-System hat seine Stärken und Schwächen. Wenn Sie keine Schwerpunkte setzen, erschweren Sie nur die ERP-Auswahl und schließen möglicherweise die optimale ERP-Lösung für Ihre Bedürfnisse aus, weil unnötige optionale Features fehlen. Es ist ratsam, Ihre Anforderungen von Anfang an zu priorisieren. Identifizieren Sie die dringendsten Probleme, die einen deutlichen Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben, und machen Sie deren Lösung zu Must-have-Kriterien. Alles, was lediglich „Nice-to-have“ ist, sollten Sie eindeutig als optional kennzeichnen.
Tipp 4: Beachten Sie auch prozessfremde Features
Einige ERP-Features und -Eigenschaften haben nichts mit den Kernprozessen eines Unternehmens zu tun. Sie dienen dazu, Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern, ohne die Geschäftsprozesse selbst zu beeinträchtigen. Diese Features stammen oft aus den Bereichen Benutzerfreundlichkeit und Nutzererfahrung. Beispiele hierfür sind eine intuitive Benutzerführung, klar erkennbare Bedienelemente, eindeutige Fehlermeldungen, individuell konfigurierbare Ansichten, Automatisierungsfunktionen oder mobile Anwendungen für den Außendienst. Machen Sie nicht den Fehler, diese prozessfremden Features zu unterschätzen. Die Benutzerfreundlichkeit eines ERP-Systems ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Fehlender Bedienkomfort senkt die Produktivität, provoziert Fehler und schadet langfristig der Motivation Ihrer Mitarbeiter.
Tipp 5: Denken Sie langfristig schon bei der ERP-Auswahl
Bei der Einführung eines ERP-Systems sind konkrete Schmerzpunkte oft der Auslöser für Investitionen. Daher konzentriert sich der Anforderungskatalog in der Regel auf die aktuellen Probleme, die durch die neue ERP-Lösung behoben werden sollen. Dieser Ansatz ist grundsätzlich richtig. Allerdings sollten Sie auch die Zukunft im Auge behalten. Ein ERP-System begleitet Ihr Unternehmen über viele Jahre hinweg. Da sich jedes Unternehmen im Laufe der Zeit weiterentwickelt, können die Anforderungen von heute in fünf Jahren bereits überholt sein. Berücksichtigen Sie daher bei der Anforderungsanalyse nicht nur die gegenwärtige Situation, sondern auch voraussichtliche Entwicklungen. Versuchen Sie, zukünftige Herausforderungen zu antizipieren, sowohl interne (wie geplante Expansionen in neue Märkte) als auch externe Faktoren (wie technologische Trends oder politische Entwicklungen). Ihr Ziel sollte ein Anforderungsprofil sein, das sowohl heute als auch in fünf Jahren weitgehend gültig ist.
Tipp 6: Suchen Sie den Dialog mit ERP-Anbietern
Die Online-Präsenz eines ERP-Anbieters vermittelt nur begrenzte Informationen. Zum einen können lediglich die wichtigsten Features und Funktionen vorgestellt werden. Zum anderen kann die Benutzerfreundlichkeit der Software nicht angemessen demonstriert werden. Obwohl Screenshots der Benutzeroberfläche einen ersten Eindruck vermitteln können, ist die Benutzerfreundlichkeit mehr als nur das Erscheinungsbild. Um ein ERP-System gründlich zu bewerten, führt kein Weg an einem persönlichen Dialog mit dem Anbieter vorbei. Im direkten Gespräch können Sie auch einen Eindruck von Ihrem potenziellen Ansprechpartner gewinnen. Sie kaufen nicht nur eine Software, sondern auch die damit verbundenen Dienstleistungen wie Beratung, Prozessanalyse, Schulungen und technischen Support. Sie müssen sich auf Ihren ERP-Partner verlassen können, da andernfalls Konflikte im ERP-Projekt und darüber hinaus entstehen können. Ein persönliches Gespräch bietet sich daher an. Achten Sie insbesondere auf weiche Faktoren: Ist der ERP-Anbieter daran interessiert, Ihre individuellen Anforderungen zu verstehen und darauf einzugehen, oder konzentriert er sich nur auf die Vorteile seines Produkts? Beantwortet er Ihre Fragen zufriedenstellend? Versucht er, Sie zu einem Kauf zu drängen? All diese Aspekte sind wichtige Indikatoren für die Auswahl eines ERP-Systems.
Tipp 7: Einbeziehung eines unabhängigen ERP-Beratungsunternehmens
Die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen ERP-Auswahl und Implementierung kann signifikant gesteigert werden, indem ein unabhängiges ERP-Beratungsunternehmen hinzugezogen wird. Dieses Unternehmen verfügt über das erforderliche Know-how, um Unternehmen bei der Auswahl des geeigneten ERP-Systems und der Planung der Implementierung zu unterstützen.
