Herausforderungen bei Kleinstbestellungen
Bestellungen von Kleinstmengen vernichten Kapazitäten und Kapital: Welcher Maschinen- und Anlagenbauer, Stahlbauer, Laden- oder Messebauer kennt es nicht? Ein Kunde ruft an und fordert zu einer bestehenden Konstruktion ein eigens konstruiertes Ersatzteil oder benötigt schlichtweg Kleinstmengen aus dem eigenen Produktkatalog. Schnell übersteigen in diesen Fällen die eigenen Verwaltungskosten den tatsächlichen Warenwert und der Auftrag ist ohne einen Kleinmengenaufschlag nicht mehr wirtschaftlich darstellbar. Ein Mindermengenzuschlag ist für viele Kunden, gerade mit höheren Jahresumsätzen, jedoch ein Ärgernis und es kommt bei jeder Bestellung zu zeitraubenden Diskussionen. Schnell ist daher der Entschluss gefasst, guten Kunden einen einwandfreien Service, auch ohne Mindermengenzuschlag anzubieten. Doch wer kontrolliert nun ob am Ende des Jahres die zahlreichen Kleinstbestellungen nicht vielleicht doch Zuviel Kapazitäten und vor allem finanzielle Aufwendungen verschlingen und die schönen Großaufträge ins schlechte Licht rücken? Diese Controlling Arbeiten können schlicht und ergreifend in mittelständischen Unternehmen häufig nicht durchgeführt werden.So senken Sie Ihre Verwaltungskosten durch eine ERP-Integration:
Wie könnte also eine WIN + WIN Situation für Anbieter und Kunde aussehen? Um einer möglichen Lösung etwas näher zu kommen, werfen wir zunächst einen Blick auf die kostentreibenden Verwaltungstätigkeiten:- Aufnahme der Kundenanforderung: Per E-Mail oder telefonisch
- Erstellung eines Angebotes bzw. Preisermittlung: Automatisiert durch die ERP-Software
- Erfassung der Auftragsbestätigung im ERP: Automatische Datenübertragung vom Onlineshop ins ERP-System
- Ausarbeitung in der Arbeitsvorbereitung: Automatische Erstellung von Auftragsstücklisten und Fertigungsunterlagen und Weitergabe in die Produktion ohne manuellen Aufwand
- Erfassung des Lieferscheins und der Rechnung im ERP-System: Automatische Erstellung und Versand durch ERP und Onlineshop-Integration
Vorteile der ERP-Implementierung im Überblick
ERP-Software zur Kostensenkung
Insgesamt bietet eine ERP-Software eine Vielzahl von Vorteilen, die direkt zur Senkung der Betriebskosten beitragen können:- Automatisierung von Prozessen: Durch die Automatisierung vieler manueller Aufgaben werden Fehler minimiert und Zeit sowie Ressourcen gespart. Dies führt zu einer höheren Effizienz und einer Reduzierung der Personalkosten.
- Effiziente Bestellabwicklung: Die Software übernimmt die automatisierte Aufnahme und Bearbeitung von Bestellungen, was zu schnelleren Auftragsbestätigungen und einer insgesamt zügigeren Abwicklung führt. Dies spart Zeit und reduziert die Verwaltungskosten.
- Verbesserte Lagerverwaltung: Mit einem Echtzeit-Überblick über Lagerbestände können Bestände optimiert werden. Dies vermeidet Überbestände und Fehlbestände, was wiederum die Lagerkosten senkt.
- Kostenkontrolle und Budgetierung: Eine bessere Übersicht über alle Ausgaben ermöglicht eine genauere Einhaltung von Budgets. Dies hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die finanziellen Ressourcen gezielt einzusetzen.
- Skalierbarkeit: Ein ERP-System unterstützt das Geschäftswachstum, ohne dass die Kosten proportional steigen. Es passt sich an steigende Anforderungen und eine wachsende Anzahl von Nutzern an, ohne dass erhebliche zusätzliche Investitionen erforderlich sind.
Erfolgsbeispiel: Schmitt Stahlbau GmbH
FAQ: ERP-Betriebskosten senken
Besonders hohe Kosten entstehen häufig in Prozessen mit vielen manuellen Eingriffen, Medienbrüchen oder wiederkehrenden Korrekturen. Dazu gehören zum Beispiel Auftragserfassung, Bestellabwicklung, Rechnungsprüfung, Lagerbuchungen, Stammdatenpflege, Reporting oder die Abstimmung zwischen ERP, Onlineshop, CRM und Buchhaltung. Kostentreiber sind oft nicht einzelne ERP-Funktionen, sondern unnötige Prozessschritte und fehlende Automatisierung. Wenn Daten mehrfach erfasst, Aufträge manuell übertragen oder Fehler regelmäßig nachbearbeitet werden müssen, steigen Verwaltungsaufwand und Betriebskosten dauerhaft.
Schnittstellen können ERP-Betriebskosten senken, wenn sie Datenflüsse automatisieren und manuelle Übertragungen vermeiden. Eine saubere Integration zwischen ERP, Onlineshop, CRM, Lager, Buchhaltung oder Logistikdienstleistern reduziert Fehler, beschleunigt Prozesse und entlastet Mitarbeitende.
Gleichzeitig können schlecht geplante Schnittstellen selbst zum Kostentreiber werden. Individuelle Punkt-zu-Punkt-Anbindungen, fehlendes Monitoring, unklare Verantwortlichkeiten oder instabile Datenformate führen schnell zu Supportaufwand, Störungen und teurer Wartung. Entscheidend ist daher eine Integrationsarchitektur, die langfristig stabil und nachvollziehbar bleibt.
Dauerhaft hohe Betriebskosten entstehen häufig, wenn Prozesse zu kompliziert, zu manuell oder nicht ausreichend integriert sind. Typische Ursachen sind doppelte Datenerfassung, Medienbrüche zwischen Systemen, schlechte Datenqualität, unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Automatisierung.
Auch technische Entscheidungen können die Kosten langfristig erhöhen. Dazu gehören zu viele Individualanpassungen, instabile Schnittstellen, ungenutzte Lizenzen, schlecht dokumentierte Erweiterungen oder fehlendes Update- und Release-Management. Unternehmen sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob Prozesse, Systemnutzung und Kostenstruktur noch zum tatsächlichen Bedarf passen.
