Warum Fehler in der ERP-Auswahl so teuer werden
Fehler in der ERP-Auswahl wirken sich nicht nur kurzfristig aus, sondern begleiten Unternehmen oft über Jahre hinweg.
Ein ungeeignetes ERP-System führt typischerweise zu:
- ineffizienten Prozessen und Medienbrüchen
- hohem Anpassungs- und Wartungsaufwand
- mangelnder Akzeptanz bei Anwendern
- eingeschränkter Skalierbarkeit
- steigenden Gesamtbetriebskosten (TCO)
Besonders kritisch: Viele dieser Probleme entstehen bereits vor der eigentlichen Implementierung, nämlich in der Auswahlphase.
Welche Folgen eine falsche ERP-Entscheidung hat
- Projektverzögerungen und Budgetüberschreitungen
- aufwendige Nachbesserungen oder Zusatzentwicklungen
- langfristige Abhängigkeit von ungeeigneten Systemen
- im schlimmsten Fall: erneute Systemauswahl nach wenigen Jahren
Warum Auswahlfehler später kaum korrigierbar sind
Ein ERP-System ist tief in die Geschäftsprozesse integriert. Ein späterer Wechsel ist mit erheblichen Kosten, Risiken und organisatorischem Aufwand verbunden. Daher gilt: Je strukturierter die Auswahl, desto geringer das Projektrisiko.
Die 10 häufigsten typischen Fehler bei der ERP-Auswahl
Fehler 1: Unklare Ziele und kein sauberes Projektbild
Viele ERP-Auswahlprojekte starten mit einem diffusen Zielbild. Es ist zwar klar, dass ein neues System benötigt wird – jedoch nicht, welche konkreten Verbesserungen erreicht werden sollen. Genau hier liegt eines der größten Risiken: Ohne klar definierte Ziele fehlt die Grundlage für jede spätere Entscheidung.
In der Praxis führt das dazu, dass Anbieter anhand unscharfer Kriterien bewertet werden oder interne Erwartungen auseinanderlaufen. Ein ERP-System kann dann funktional „gut“ sein, aber dennoch nicht zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens passen.
Erfolgsentscheidend ist daher ein klar formuliertes Zielbild, das sowohl operative als auch strategische Anforderungen berücksichtigt.
Fehler 2: Anforderungen werden zu oberflächlich oder falsch priorisiert
Ein unstrukturierter oder unvollständiger Anforderungskatalog ist eine der häufigsten Ursachen für Fehlentscheidungen. Oft werden Anforderungen zu allgemein formuliert oder wichtige Details aus den Fachbereichen nicht ausreichend berücksichtigt.
Besonders kritisch ist, wenn keine klare Priorisierung erfolgt. Wenn „alles wichtig“ ist, fehlt am Ende die Entscheidungsgrundlage. Anbieter erscheinen vergleichbar, obwohl sie unterschiedliche Stärken haben.
Typische Schwächen in der Praxis:
- Anforderungen sind zu technisch oder zu allgemein formuliert
- Muss- und Kann-Kriterien werden nicht getrennt
- Fachbereiche liefern nur Teilperspektiven
Ein sauber aufgebautes Lastenheft schafft hier die notwendige Struktur und Vergleichbarkeit.
Fehler 3: Der Auswahlprozess ist nicht systematisch aufgebaut
In vielen Unternehmen fehlt ein klar definierter Auswahlprozess. Stattdessen wird direkt mit Anbieterrecherche oder Demos begonnen – ohne strukturierte Vorgehensweise.
Das Problem: Ohne methodischen Rahmen entstehen Inkonsistenzen in der Bewertung. Entscheidungen basieren dann häufig auf subjektiven Eindrücken statt auf belastbaren Kriterien.
Ein professioneller Auswahlprozess folgt dagegen klaren Phasen – von der Marktsichtung über die Longlist und Shortlist bis hin zu strukturierten Demos und Angebotsvergleichen. Diese Struktur sorgt für Transparenz, Vergleichbarkeit und fundierte Entscheidungen.
Fehler 4: Die Marktsichtung ist zu eng oder voreingenommen
Viele Unternehmen beschränken sich frühzeitig auf bekannte Anbieter oder bestehende Kontakte. Was zunächst effizient erscheint, führt häufig zu einer verzerrten Entscheidungsbasis.
Gerade im ERP-Markt existieren zahlreiche spezialisierte Lösungen, die deutlich besser zum individuellen Anwendungsfall passen können als große, bekannte Systeme. Eine zu enge Vorauswahl verhindert, dass diese Alternativen überhaupt in Betracht gezogen werden.
Eine strukturierte Marktsichtung sorgt dafür, dass Entscheidungen nicht auf Bekanntheit, sondern auf tatsächlicher Passung basieren.
Fehler 5: Fachbereiche, Key User und interne IT werden zu spät eingebunden
ERP-Systeme betreffen nahezu alle Unternehmensbereiche. Dennoch werden Auswahlentscheidungen häufig in kleinen Projektteams getroffen, ohne die relevanten Fachbereiche ausreichend einzubeziehen.
Das führt dazu, dass Anforderungen unvollständig bleiben und wichtige Prozessdetails nicht berücksichtigt werden. Gleichzeitig entsteht mangelnde Akzeptanz, da sich betroffene Anwender nicht eingebunden fühlen.
Ein erfolgreicher Auswahlprozess lebt von der frühzeitigen und aktiven Einbindung aller relevanten Stakeholder – insbesondere der späteren Key User.
Fehler 6: Demos werden nicht anhand realer Prozesse bewertet
Anbieterpräsentationen gehören zu den zentralen Entscheidungselementen – werden aber häufig falsch genutzt. Statt reale Geschäftsprozesse abzubilden, zeigen Anbieter oft standardisierte Systemfunktionen.
Das Problem: Die Präsentationen wirken überzeugend, liefern aber kaum belastbare Aussagen zur tatsächlichen Eignung des Systems im eigenen Unternehmen.
Typische Fehler in diesem Kontext:
- keine einheitlichen Demo-Szenarien
- Fokus auf Standardfeatures statt Kernprozesse
- fehlende Bewertungsmatrix
Die Lösung ist ein strukturiertes Demo-Skript, das auf den eigenen Prozessen basiert und von allen Anbietern gleichermaßen durchlaufen wird.
Fehler 7: Integrationen und Schnittstellen werden unterschätzt
Ein ERP-System ist nie ein isoliertes System, sondern Teil einer gewachsenen IT-Landschaft. Dennoch werden Integrationen häufig erst spät im Auswahlprozess berücksichtigt.
Das führt zu erheblichen Problemen in der Umsetzung, da Schnittstellenaufwände, Datenflüsse und Systemabhängigkeiten unterschätzt werden. In vielen Projekten entstehen hier unerwartete Zusatzkosten und Verzögerungen.
Eine frühzeitige Betrachtung der Integrationsfähigkeit – sowohl technisch als auch organisatorisch – ist daher essenziell für eine fundierte Entscheidung.
Fehler 8: Anpassungen und Zukunftsfähigkeit werden nicht ausreichend geprüft
Ein ERP-System kann funktional gut passen und dennoch langfristig ungeeignet sein. Der Grund liegt häufig in fehlender Zukunftsfähigkeit oder einem zu hohen Individualisierungsgrad.
Systeme, die stark angepasst werden müssen, verlieren oft ihre Updatefähigkeit oder verursachen langfristig hohe Wartungskosten. Gleichzeitig wird die technologische Entwicklung des Systems nicht ausreichend bewertet.
Wichtige Prüfpunkte sind daher:
- Releasefähigkeit und Update-Strategie
- technologische Architektur
- Erweiterbarkeit und Skalierbarkeit
Diese Aspekte entscheiden maßgeblich über die langfristige Wirtschaftlichkeit.
Fehler 9: Budget, Ressourcen und interne Aufwände werden unterschätzt
Ein klassischer Fehler in ERP-Projekten ist eine zu optimistische Planung. Häufig werden nur Lizenz- und Implementierungskosten betrachtet, während interne Aufwände kaum berücksichtigt werden.
Gerade diese internen Ressourcen sind jedoch entscheidend für den Projekterfolg. Dazu zählen unter anderem:
- Projektmanagement und Abstimmungen
- Prozessdefinition und Tests
- Schulungen und Change Management
- Datenmigration
Eine realistische Planung berücksichtigt sowohl externe als auch interne Aufwände und schafft damit eine belastbare Grundlage für die Umsetzung.
Fehler 10: Angebote werden nicht vergleichbar bewertet
Am Ende der Auswahlphase liegen in der Regel mehrere Angebote vor – doch diese sind häufig nur eingeschränkt vergleichbar. Unterschiedliche Leistungsumfänge, uneinheitliche Annahmen und variierende Projektzuschnitte erschweren eine objektive Bewertung erheblich.
In der Praxis führt das dazu, dass Entscheidungen auf Basis von Preisen oder subjektiven Eindrücken getroffen werden, statt auf einer fundierten Analyse. Besonders kritisch ist, dass wichtige Aspekte wie Projektgrenzen, Eigenleistungen oder zukünftige Aufwände nicht transparent gegenübergestellt werden.
Gerade an diesem Punkt kann die Einbindung externer Unterstützung sinnvoll sein. Wichtig ist jedoch die Auswahl der richtigen Beratung: Viele ERP-Berater sind an bestimmte Systeme oder Anbieter gebunden und verfolgen entsprechende Interessen. Das kann die Objektivität im Auswahlprozess erheblich beeinträchtigen.
Empfehlenswert ist daher die Zusammenarbeit mit unabhängigen ERP-Beratern, die herstellerneutral agieren. Diese unterstützen dabei,
- Anforderungen sauber zu strukturieren
- Angebote vergleichbar aufzubereiten
- und eine objektive, nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage zu schaffen
So stellen Sie sicher, dass nicht das vermeintlich attraktivste Angebot gewinnt – sondern die Lösung, die fachlich, technisch und wirtschaftlich am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Woran Sie erkennen, dass Ihre ERP-Auswahl in die falsche Richtung läuft
Typische Warnsignale:
- Es gibt keine klaren Muss- und Kann-Kriterien
- Fachbereiche verfolgen unterschiedliche Ziele
- Entscheidungen basieren auf Bauchgefühl
- Anbieter-Demos beantworten nicht Ihre Kernprozesse
- Kosten sind nicht transparent dargestellt
Wenn mehrere dieser Punkte zutreffen, besteht akuter Handlungsbedarf.
So vermeiden Sie typische Fehler bei der ERP-Auswahl
Ziele und Rahmenbedingungen klar definieren
Schaffen Sie zu Beginn ein gemeinsames Verständnis über Ziele, Projektumfang und Erfolgskriterien. Definieren Sie klar, welche Probleme gelöst und welche Verbesserungen erreicht werden sollen. Nur so entsteht eine belastbare Grundlage für alle weiteren Entscheidungen im Auswahlprozess.
Anforderungen strukturiert erfassen
Erstellen Sie einen vollständigen und priorisierten Anforderungskatalog, der alle relevanten Fachbereiche berücksichtigt. Trennen Sie konsequent zwischen Muss- und Kann-Kriterien, um später eine klare Bewertungsbasis zu haben. Je präziser die Anforderungen, desto höher die Vergleichbarkeit der Anbieter.
Auswahlprozess methodisch aufbauen
Ein strukturierter Auswahlprozess sorgt für Transparenz und fundierte Entscheidungen. Arbeiten Sie mit klar definierten Phasen, die aufeinander aufbauen und den Markt systematisch eingrenzen:
- Marktsichtung
- Longlist
- Shortlist
- Demos
- Angebotsphase
So vermeiden Sie ad-hoc-Entscheidungen und schaffen eine nachvollziehbare Entscheidungslogik.
Demos auf realen Use Cases basieren lassen
Führen Sie Anbieter-Demos ausschließlich auf Basis Ihrer konkreten Geschäftsprozesse durch. Definieren Sie dafür einheitliche Szenarien, die alle Anbieter durchlaufen müssen. Nur so erhalten Sie vergleichbare und belastbare Ergebnisse statt oberflächlicher Präsentationen.
Angebote strukturiert vergleichen
Bewerten Sie Angebote nicht isoliert, sondern auf Basis einheitlicher Kriterien und Rahmenbedingungen. Achten Sie insbesondere auf folgende Aspekte:
- funktionale Abdeckung
- Projektaufwand und Leistungen
- Total Cost of Ownership (TCO)
Ein strukturierter Vergleich verhindert Fehlentscheidungen auf Basis von Preis oder Bauchgefühl.
Schnittstellen und Zukunftsfähigkeit früh prüfen
Berücksichtigen Sie technische Aspekte von Anfang an und nicht erst in der Implementierung. Prüfen Sie Integrationsfähigkeit, Systemarchitektur und Erweiterbarkeit sorgfältig. Ein zukunftsfähiges ERP-System muss nicht nur heute passen, sondern auch langfristig tragfähig sein.
Alle relevanten Stakeholder einbinden
Binden Sie Fachbereiche, Key User und IT frühzeitig in den Auswahlprozess ein. Dadurch stellen Sie sicher, dass Anforderungen vollständig erfasst werden und die spätere Akzeptanz im Unternehmen steigt. Eine breite Beteiligung verbessert zudem die Qualität der Entscheidungsgrundlage erheblich.
Fazit: ERP-Auswahl richtig angehen und typische Fehler vermeiden
Die größten Risiken bei der ERP-Auswahl entstehen nicht durch die Software selbst, sondern durch fehlende Struktur im Auswahlprozess. Unklare Ziele, unsaubere Anforderungen und ein unzureichender Anbietervergleich führen häufig dazu, dass nicht die passende Lösung ausgewählt wird.
Wer die typischen Fehler kennt und systematisch vermeidet, schafft die Grundlage für eine fundierte, belastbare Entscheidung und reduziert Projektrisiken erheblich.
Unsere unabhängigen ERP-Berater unterstützen Sie gern dabei, Ihre Anforderungen klar zu definieren, den Markt strukturiert zu analysieren und eine objektive Entscheidungsbasis zu schaffen.
