Herausforderungen bei Kleinstbestellungen
Bestellungen von Kleinstmengen vernichten Kapazitäten und Kapital: Welcher Maschinen- und Anlagenbauer, Stahlbauer, Laden- oder Messebauer kennt es nicht? Ein Kunde ruft an und fordert zu einer bestehenden Konstruktion ein eigens konstruiertes Ersatzteil oder benötigt schlichtweg Kleinstmengen aus dem eigenen Produktkatalog. Schnell übersteigen in diesen Fällen die eigenen Verwaltungskosten den tatsächlichen Warenwert und der Auftrag ist ohne einen Kleinmengenaufschlag nicht mehr wirtschaftlich darstellbar.
Ein Mindermengenzuschlag ist für viele Kunden, gerade mit höheren Jahresumsätzen, jedoch ein Ärgernis und es kommt bei jeder Bestellung zu zeitraubenden Diskussionen. Schnell ist daher der Entschluss gefasst, guten Kunden einen einwandfreien Service, auch ohne Mindermengenzuschlag anzubieten. Doch wer kontrolliert nun ob am Ende des Jahres die zahlreichen Kleinstbestellungen nicht vielleicht doch Zuviel Kapazitäten und vor allem finanzielle Aufwendungen verschlingen und die schönen Großaufträge ins schlechte Licht rücken? Diese Controlling Arbeiten können schlicht und ergreifend in mittelständischen Unternehmen häufig nicht durchgeführt werden.
So senken Sie Ihre Verwaltungskosten durch eine ERP-Integration:
Wie könnte also eine WIN + WIN Situation für Anbieter und Kunde aussehen? Um einer möglichen Lösung etwas näher zu kommen, werfen wir zunächst einen Blick auf die kostentreibenden Verwaltungstätigkeiten:
- Aufnahme der Kundenanforderung: Per E-Mail oder telefonisch
- Erstellung eines Angebotes bzw. Preisermittlung: Automatisiert durch die ERP-Software
- Erfassung der Auftragsbestätigung im ERP: Automatische Datenübertragung vom Onlineshop ins ERP-System
- Ausarbeitung in der Arbeitsvorbereitung: Automatische Erstellung von Auftragsstücklisten und Fertigungsunterlagen und Weitergabe in die Produktion ohne manuellen Aufwand
- Erfassung des Lieferscheins und der Rechnung im ERP-System: Automatische Erstellung und Versand durch ERP und Onlineshop-Integration
Von der Bestellung im Onlineshop direkt in die Produktion: Und genau so könnten wir Ihre Lösung planen. Die Punkte 1 bis 3, also von der Kundenanforderung bis hin zum Erfassen der Auftragsbestätigung, übernimmt eine Onlineshop-Software. Der Kunde bestellt bequem per Web-Applikation einige Produkte oder Ersatzteile aus dem Standardkatalog für seine Anlagen und die Shop-Software automatisiert die kaufmännische Abwicklung. Eine Schnittstelle zum hauseigenem ERP-System (z.B. SAP, Microsoft Business Central, Asseco AP+, ams.erp oder ProAlpha) legt nun zeitgleich den Auftrag mitsamt seinen Positionen und Kundeninformationen im ERP an. Ein manuelles nacharbeiten durch einen Verwaltungsmitarbeiter entfällt, da bereits alle Informationen zur Anlage vom Onlineshop in Ihre ERP-Lösung weitergegeben wurden. Der Kunde hingegen bekommt direkt bei Bestellung im Onlineshop vollautomatisiert und in Abhängigkeit des Lagerbestands oder der Produktionszeit der Bauteile seine Auftragsbestätigung.
Auch die besonders ärgerliche Zeit in der Arbeitsvorbereitung (Punkt 4) für die Vorbereitung und Erstellung der Produktionsunterlagen kann nun durch das ERP-System selbst oder durch eine Schnittstelle eingespart werden. Durch die Verknüpfung des bestellten Artikels mit der passenden Stammstückliste im ERP-System wird automatisiert ein Fertigungsauftrag (bzw. Auftragsstückliste) erstellt. Die Entscheidung ob der Auftrag nur noch durch die AV kontrolliert und gegebenenfalls ausgedruckt werden muss, oder direkt ohne weiteren Zeitverlust in Ihre Produktion gesendet wird, ist selbstverständlich Ihnen überlassen. In der Regel spricht einer vollständigen Automatisierung jedoch nichts entgegen.
Selbst der letzte von 5 Punkten, also die Erstellung von Lieferschein und Rechnung kann weitestgehend automatisch passieren. Viele moderne Onlineshops bieten heutzutage einen Zugang für Entwickler über eine sogenannte API an. Der Shop lässt sich also über bestimmte Befehle auch ohne das hübsche Frontend bedienen. Somit kann eine Verbindung zwischen ERP-System und Onlineshop hergestellt und bei Fertigmeldung der Bauteile, in der Produktion, der Lieferschein und die Rechnung durch den Shop erstellt und per E-Mail versandt werden.
Vorteile der ERP-Implementierung im Überblick
ERP-Software zur Kostensenkung
Insgesamt bietet eine ERP-Software eine Vielzahl von Vorteilen, die direkt zur Senkung der Betriebskosten beitragen können:
- Automatisierung von Prozessen: Durch die Automatisierung vieler manueller Aufgaben werden Fehler minimiert und Zeit sowie Ressourcen gespart. Dies führt zu einer höheren Effizienz und einer Reduzierung der Personalkosten.
- Effiziente Bestellabwicklung: Die Software übernimmt die automatisierte Aufnahme und Bearbeitung von Bestellungen, was zu schnelleren Auftragsbestätigungen und einer insgesamt zügigeren Abwicklung führt. Dies spart Zeit und reduziert die Verwaltungskosten.
- Verbesserte Lagerverwaltung: Mit einem Echtzeit-Überblick über Lagerbestände können Bestände optimiert werden. Dies vermeidet Überbestände und Fehlbestände, was wiederum die Lagerkosten senkt.
- Kostenkontrolle und Budgetierung: Eine bessere Übersicht über alle Ausgaben ermöglicht eine genauere Einhaltung von Budgets. Dies hilft, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die finanziellen Ressourcen gezielt einzusetzen.
- Skalierbarkeit: Ein ERP-System unterstützt das Geschäftswachstum, ohne dass die Kosten proportional steigen. Es passt sich an steigende Anforderungen und eine wachsende Anzahl von Nutzern an, ohne dass erhebliche zusätzliche Investitionen erforderlich sind.
