Erp Einführung

ERP Einführung

Die Königsdisziplin: Ist nach der endgültigen Auswahl des ERP-Systems und Ihres ERP-Anbieters sicherlich die erfolgreiche und vollständige ERP-Einführung. Fehler in der am Anfang aufgestellten Projektplanung können sich mit dem Projektverlauf multiplizieren und schwere Auswirkungen auf den Erfolg, die Kosten und den zeitlichen Verlauf des Projektes nehmen.

Was wird für eine erfolgreiche ERP-Einführung benötigt?

Die Zusammenstellung des Projektteams aus den richtigen internen Mitarbeitern und den passenden externen Dienstleistern und Beratern ist ein Hauptfaktor für den Erfolg. Professionelles, konstantes und vor allem weitblickendes Projektmanagement sorgen für eine sanfte Einführung und wenig Überraschungen in der zeitlichen und kostentechnischen Ausprägung. Moderne Methoden wie das Setzen von Meilensteinen, viele kleine Ziele mit kurzen Abständen realisieren und wiederkehrende kurze Meetings ermöglichen eine optimale Balance aus Geschwindigkeit und Akzeptanz. Saubere Aufgabendefinition für Key-User und Schulung des Rollenverständnisses schützen vor Unstimmigkeiten, Demotivation und nicht richtig abgeholte Mitarbeiter. Die Fokussierung auf Prozesse des Unternehmens und Berücksichtigung des gesamten Wertschöpfungsprozesses sorgen für Verständnis bei Führungspersonal und den erfolgreichen Ausbau von zukünftigen Geschäftsmöglichkeiten. Alle diese Punkte helfen bei der für das Unternehmen erfolgreichen ERP-Einführung.

Leichter gesagt als getan: Denn das tatsächliche Umsetzen aller aufgezählten und unzähligen weiteren Aspekten stellt selbst Experten häufig vor eine große Herausforderung. Auch ein wirklich guter Berater des ausgewählten ERP-Anbieters kennt häufig nur Projekte mit dem eigenen ERP-Programm, muss sich selbst an die von dem Beratungshaus vorgegebene Einführungsmethodik halten und rückt Prozesse des Unternehmens, welche nicht besonders gut mit der ERP-Software abzubilden sind, gerne in den Hintergrund.

Die Lösung: Bildet nicht selten eine gute Kooperation aus ERP-Anbieter, einem externen unabhängigen Berater bzw. Projektleiter und dem Projektteam des Unternehmens selbst. Die passende Balance zwischen Wissen über die ERP-Software selbst, Umsetzbarkeit unter Berücksichtigung von Zeit und Kosten, sowie die richtige Festlegung der Schwerpunkte und dem Knowhow über die Unternehmensprozesse, ist somit bestmöglich gegeben.

Das Vorgehen bei einer ERP-Einführung

Die 4 Phasen einer ERP Einführung

Projektvorbereitung

In dieser Phase zu Beginn des Projektes geht es darum, das Projekt zusammen mit dem Implementierungspartner aufzusetzen. Wir unterstützen dabei, das Team bereit für eine erfolgreiche ERP-Implementierung zu machen und alle notwendigen Rahmenbedingungen und Instrumente zu schaffen. Wichtige Punkte sind hierbei:

  • Projektorganisation
  • Definition aller relevanten Rollen, Funktionen und Instanzen (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung)
  • Aufsetzen einer Projekt-Governance
  • Definition der Implementierungsstrategie
  • Budget-, Termin- und Ressourcenplanung
  • Aufsetzen einer Qualitätssicherung
  • Aufsetzen eines Risikomanagements
  • Projektcontrolling
  • Datenmigration
  • Scope-Management
  • Onboarding der Mitarbeiter

Design-Phase

Diese Phase dient dazu, den Umfang dessen zu definieren und auszuarbeiten, was tatsächlich implementiert werden soll. Das Ergebnis ist eine Art Pflichtenheft des Implementierungspartners, in dem die Soll-Prozesse und alle relevanten Schnittstellen definiert sind.

Mit unserer Unterstützung stellen sich sicher, dass Sie in dieser Phase nicht Ihren Fokus verlieren. Dieser liegt auf der Sicherstellung Ihres Prozess-Know-Hows, Ihrer Alleinstellungsmerkmale und Ihrer Wettbewerbsvorteile.

Realisierungs-Phase und technische Umsetzung

In dieser Phase wird mit der Konfigurierung des Systems begonnen, welches zuvor in der Design-Phase definiert wurde. Ergebnis dieser Phase ist u.a. die Umsetzung der technischen Objekte, die Bereitstellung der Schnittstellen, dem Aufbau der Prozesse, dem Einbringen der benutzerspezifischen Erweiterungen sowie dem Aufbau des Qualitätssystems zum Testen des Systems. Weitere wesentliche Bestandteile sind der Aufbau der Infrastruktur, die Systemtests und die Schulung der Mitarbeiter. Darüber hinaus erfolgt die Migration der Daten aus dem Alt-System, bzw. den bisher verwendeten Systemen.

Im Zuge der Projektleitung unterstützen wir hierbei die Sicherstellung der Umsetzung zur Erreichung der Ziele dieser Phase.  Dies leisten wir u.a. durch eine Projektfortschrittskontrolle und – dokumentation, einem Risiko- und Issue-Management (gesamt und fachlich), der Budgetkontrolle  sowie als Schnittstelle zu allen Drittparteien.

Bereitstellung des Systems und Go-Live

Sind alle Tests erfolgreich verlaufen und die Mitarbeiter geschult, kann „der Schalter umgelegt werden, d.h. das System wurde in den Produktivbetrieb gesetzt.

Auch hier halten wir in klassischer Projektleitungsfunktion das gesamte Projekt im Blick um den Erfolg auf der Zielgeraden sicherzustellen.

Checkliste ERP-Einführung: Der komplette Ablauf zusammengefasst

Grundsätzlich ergibt sich also folgender Prozess bei der Einführung einer ERP-Software:

  • ERP-Readiness Check
  • ERP-Auswahl
    • Vorbereitung
    • Strategie-Workshops
    • Prozess-Workshops in den Funktionsbereichen
    • Erstellung der Longlist und des Lastenhefts
    • Ausschreibung
    • Durchführung von Anbieter-Workshops
    • Entscheidungsfindung
    • Vertragsverhandlungen und -abschluss
  • Implementierung
    • Projektvorbereitung
      • Projektorganisation
      • Governance
      • Implementierungsstrategie
      • Budget-, Termin- und Ressourcenplanung
      • Datenmigration
      • Onboarding der Mitarbeiter
    • Design-Phase
      • Pflichtenheft des Implementierungspartners
    • Realisierungs-Phase und technische Umsetzung
    • Bereitstellung des Systems und Go-Live

Die einzelnen Schritte und der Schwerpunkt bei dem ERP-Einführungsprozess können natürlich je nach Projekt variieren und hängen stark von Ihrem individuellen Zielen sowie der Komplexität Ihres Systems ab. Unsere Checkliste gibt Ihnen an dieser Stelle jedoch zumindest einen ersten Eindruck davon, wie eine ERP-Einführung in der Praxis erfolgt und was Sie erwartet. In einem persönlichen Gespräch beraten Sie unsere Experten gerne zu Ihrem individuellen ERP-Projekt.

ERP Implementierung: Arten der Betreibermodelle

Es gibt verschiedene Arten, ein ERP-System zu betreiben. Ein Betrieb in der „Cloud“ oder „on premise“.

Welche Cloud-ERP-Lösungen gibt es?

Ein cloudbasierter Server verwendet virtuelle Technologien – die Anwendungen eines Unternehmens sind extern gehostet. Es gibt keine Investitionskosten, Daten können regelmäßig gesichert werden und Unternehmen müssen nur für die von ihnen verwendeten Ressourcen zahlen. Dies basiert in der Regel über ein Mietmodell.

Unterschieden wird im Wesentlichen zwischen der sog. „Public Cloud“ und der „Private Cloud“. Die wesentlichen Vorteile einer Cloud-Lösung sind:

  • Kunde betreibt Software nicht selbst, nimmt Serviceleistung in Anspruch (SaaS)
  • Eigene Hardware (Rechenzentrum) wird nicht benötigt
  • Eigenes Personal für den Rechner- und Datenbankbetrieb nicht erforderlich
 Private CloudPublic Cloud
Unterschiede
  • Kundenspezifische Ausrichtung
  • Erweiterung der Kernfunktionen möglich
  • Brownfield-Ansatz möglich
  • Kunde entscheidet über Upgrades
  • Private-Cloud-Infrastruktur steht nur für diesen Kunden bereit
  • Standardisierte Prozesse
  • Kernfunktionen
  • Nur Greenfield-Ansatz möglich
  • Vierteljährlich Upgrades
  • Kunde hat keine Kontrolle über das System, ausschließlich über seine Daten
  • Mehrere Kunden teilen sich die gleiche Hardware und Netzwerkinfrastruktur

On Premise-Lösung

Für On-Premises-Lösungen muss ein Unternehmen eine Lizenz oder eine Kopie der Software erwerben, um diese verwenden zu können. Da die Software selbst lizenziert ist und sich die gesamte Software-Instanz in den Räumlichkeiten eines Unternehmens befindet, besteht im Allgemeinen ein größerer Schutz als bei einer Cloud-Computing-Infrastruktur. Das Unternehmen selbst ist für die Pflege der Lösung und aller zugehörigen Prozesse verantwortlich. Ebenso für die laufenden Kosten der Server-Hardware, den Stromverbrauch und den Speicherplatz ist das Unternehmen selbst verantwortlich.

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Was sollte ein ordnungsgemäß implementiertes ERP-System u.a. liefern?

  • Reduzierte Kosten
  • Erhöhte Rentabilität
  • Reduzierte Durchlaufzeiten
  • Reduzierte Lieferzeiten
  • Verbesserte Produktqualität
  • Verbesserte
  • KundenbindungDatentransparenz („single source of truth“)
     

Häufig gestellte Fragen zur ERP-Einführung:

Unternehmen haben oftmals hohe Erwartungen und eine ganze Reihe an unterschiedlichsten Anforderungen an die oftmals historisch gewachsene Systemlandschaft. Eine zentrale Rolle spielen die Schnittstellen zwischen der ERP-Lösung und anderen wichtigen Anwendungen. Solche ERP-Anbindungen sind beispielsweise immer dann erforderlich, wenn mehrere Programme innerhalb des Betriebes verwendet und Daten untereinander ausgetauscht werden müssen.

Häufig müssen Schnittstellen hergestellt werden zu Systemen wie

  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Human Capital Management (HCM)
  • Supply Chain Management (SCM)
  • Betriebsdaten- und Personalzeiterfassung (BDE)
  • Product Lifecycle Management (PLM)
  • Computer Aided Design (CAD)
  • Manufacturing Exceution System (MES)
  • Business Intelligence (BI)
  • Elektronischer Datenaustausch (z. B. DATEV oder ELSTER)
  • E-Commerce- und Online-Shop-Anbindungen
  • Elektronischer Zahlungsverkehr

In der Regel gibt es nicht die eine richtige Methode, mit der sich ERP-Systeme implementieren lassen. Es ist immer mit dem Implementierungspartner abzustimmen, was für das Unternehmen die richtige Vorgehensweise ist. Vom Grunde her lassen sich zwei wesentlichen Methoden aus dem Projektmanagement differenzieren, die „klassische“ oder „traditionelle“ Variante, auch „Wasserfallmethode“ genannt und die „agile“ Methode. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile, abhängig vom Anwendungsfall.

Traditionelles Projektmanagement / Wasserfallmethode

Hierunter versteht man einen plangetriebenen Projektablauf. Es werden zu Beginn Ziele definiert du Pläne zu deren Erreichung aufgestellt. Es ist charakterisiert durch fest definierte Projektphasen, die jeweils einmal durchlaufen werden und grafisch oft in Form eines Wasserfalls dargestellt werden. Das Wasserfallmodell eignet sich für Projekte, in denen die Anforderungen von Beginn an klar und vollständig sind und in denen wenige Änderungen erwartet werden.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist keine konkrete Methodik, sondern ein Sammelbegriff für verschiedene Projektmanagement-Methodiken wie Scrum oder Kanban. Diese folgen einem iterativen Ansatz, bei dem in kurzen Abständen (Teil)-Ergebnisse geliefert werden und schnelles Feedback von Stakeholdern eingeholt wird. Durch diese überschaubaren Abschnitte kann schnell auf geänderte Anforderungen reagiert werden.

Hybrider Ansatz

Bei der Implementierung von ERP-Systemen gehen mittlerweile viele Anbieter zu einer „Hybrid-Lösung“ über, d.h. man verbindet aufgrund des zumeist großen Umfangs solcher Projekt das Beste aus beiden Welten. Die Planungs- und Konzeptionierungsphase startet dann in der Regel in der klassischen Vorgehensweise und wird im Laufe der Realisierung immer iterativer.

Nicht jede ERP-Lösung bietet die gleichen Vorteile und passt zu Ihrem Unternehmen. Daher ist auch jede ERP-Einführung einzigartig und die Implementierungsdauer hängt von unterschiedlichen Faktoren ab:

  • Unternehmensgröße und Anzahl der User
  • Vielfalt der Geschäftsbereiche, Standorte und Sprachen
  • Zustand und des vorhandenen Systems
  • Anzahl der Schnittstellen zu anderen Systemen
  • Ressourcenverfügbarkeit
  • Reife der betroffenen Prozesse
  • Qualifikations- und Erfahrungsniveau der Mitarbeiter
  • Mitwirkungsbereitschaft der Key-User
  • Abhängigkeiten zu anderen Unternehmen, z.B. Mutterkonzern
  • Investitionsbereitschaft und -möglichkeit
  • Vorhandene Datenqualität
  • Klar definierter Geltungsbereich

Unserer Erfahrung nach kann man jedoch sagen, dass die Einführung eines ERP-Systems in der Regel zwischen 6 Monaten und 2 Jahren dauert, abhängig von den o.g. Faktoren.

Der „Go Live“ hat stattgefunden und das System wurde erfolgreich implementiert? Die User sind zufrieden und die Ziele der Geschäftsleitung wurden erreicht? Dann sind wir ja nun fertig, oder? NEIN, sind Sie nicht! Keine Angst, man braucht nicht alle 4 Jahre ein neues System einführen. Man kann sagen, dass man ein System für einen Zeitraum von 10 – 15 Jahren im Einsatz hat.

Dieses System und vor allem die Prozesse müssen gepflegt werden. Das bedeutet, dass es auf der einen Seite jemanden geben muss, der die Wartung des Systems übernimmt, Updates einspielt, Reports und Formulare anpasst, Workflows programmiert oder neue Systeme anbindet. Auf der anderen Seite müssen die Prozesse gepflegt werden, d.h. dass sich im Laufe dieser o.g. 10 – 15 Jahre mit Sicherheit irgendwas in Ihrer Firma ändern wird. Sei es neue Abteilungen, Produkte oder einfach Anpassungen an das Marktgeschehen. Dies alles muss aber auch im System geändert werden. Hier wird eine „Übersetzung“ aus dem Prozess in die IT benötigt.

Ein weiterer, nahezu existenzieller Faktor ist die Datenqualität. Es sollte eine Qualitätssicherung für die Stamm- und Bewegungsdaten aufgebaut werden. Nur mit korrekten, sauberen Daten lässt sich ein ERP-System effektiv bedienen und effizient nutzen.

  • Schlechte Anforderungsspezifikation und Lastenheft
  • Schwaches Projektmanagement (methodisch und/oder menschlich)
  • Unzureichendes Change Management (organisatorisch, kulturell)
  • Fehlendes Engagement der Geschäftsleitung
  • Mitarbeiter wurden nicht ernstgenommen und einbezogen
  • Die Gesamtkosten einer ERP-Implementierung orientieren sich stark an der Größe und Komplexität Ihres ERP-Projekts. Dennoch werden die Kosten im Vorfeld häufig stark unterschätzt und nicht auf den gesamten Umfang hin betrachtet.

    Unterschieden werden muss zum einen zwischen „internen“ und „externen“ Kosten. Mit internen Kosten sind die nicht zu vernachlässigenden Aufwände in der Planungsphase (Prozessanalyse, Definition der Anforderungen, Auswahlverfahren, Vertragsgestaltung mit evtl. Rechtsberatung und der Entscheidungsfindung) zu sehen, sowie die internen Ressourcenaufwände bei der gesamten Implementierung.

    Die Hauptkosten liegen im Erwerb der Lizenzen, dem Anzahl der Module, der Konfiguration und Migration und natürlich in der Beratung des Implementierungspartners.

    Aufwände, die jedoch häufig nicht berücksichtigt werden, sind Kosten für individuelle Anpassungen im System, Schulung des Personals, Wartung und System-Updates, weitere Beratungsleistungen, Change Management und einem Projekt Management Office (PMO).

    Sichtbar: Hardware, Lizenzen, Migration, Konfiguration, i.w.S. Beratungskosten des Implementierers (abhängig vom Vertragskonstrukt, Festpreis vs. Time & Material)

    Unsichtbar: Customizing im laufenden Projekt, Schulung, Wartung, Hersteller-Support, externe Beratung, Arbeitszeit des Projektteams, Projektmanagement, IT-Support, Updates, Performance, Energiekosten, Kosten für Datenschutz und -sicherheit, Infrastruktur, Schnittstellen, weitere Anschaffungsnebenkosten (z.B. Miete von Tagungsräumen, Ausrüstung von Projektbüros etc.).

    Wir helfen unsere Kunden, unnötige Kosten zu vermeiden

    Unsere ERP-Spezialisten haben bereits viele Projekte begleitet und wissen daher genau, welche Fehlentscheidungen von Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems häufig zu vermeidbaren Kosten führen. In einem persönlichen Gespräch zeigen Ihnen unsere ERP-Berater gerne, wie wir Sie bei der ERP-Einführung unterstützen können und Im vorhergegangenen Absatz finden Sie Gründe, warum es häufig dazu kommt, dass Budgets nicht ausreichen.

    Durch unsere Erfahrung helfen wir Ihnen, versteckte Kosten zu vermeiden um stets Ihr Budget transparent im Blick haben zu können. Unter anderem durch

    • eine vollständige Budgetierung (sichtbare / unsichtbare Kosten),
    • Budgetfortschrittsüberwachung und
    • Scope-Management.

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